Organizasyonumuzu, operasyonlarımızı ve projelerimizi daha iyi yönetmek, verimli sonuçlar alabilmek adına ne yaptığımızı bilmek önemli. Bu makalemizde kavramları yerine oturtacak, ne yaptığımızın daha bir farkına varacağız.

Son günlerde dilimize, ilanlarımıza pek bir yapıştı proje yönetimi. Proje yönetimini bilen pazarlama veya ürün müdürü, projeleri yönetecek satış müdürü, proje yönetecek genel müdür, satınalma proje yöneticisi, IT proje yöneticisi, proje yönetecek proje yöneticisi…

Her sektörde her departman proje yöneticisi arıyor. Yıllardır proje yönetimi metodolojilerini uygulayan ve bu konuda duayen oldukları yadsınamaz inşaat sektörünü bir kenara koyarsak, proje yönetimi konusunda bilgi birikimimiz ve tecrübelerimizi ciddi bir şekilde sorgulamalıyız.

Ne kadar biliyoruz proje yönetiminin ne olduğunu? Bir işi başından alıp sonuçlandırana kadar götürmek proje yönetimi midir her zaman? Başlangıcı ve sonu olan her süreç proje midir? Nasıl doğru proje yönetimi yaparız ?

Genel anlamda kavramları bilmiyoruz, bilmediğimiz kavramlar üzerinden yönetim yapmaya çalıştığımızda, belki doğru şeyler yapıyor ama yaptığımızın ne olduğunu fark edemiyoruz.

Proje, başı ve sonu olan, tamamlandığında eşsiz bir ürün veya hizmetin ortaya çıkmasını sağlayan bir araçtır. Peki yukarıda saydığımız her şey eşsiz bir ürün mü ortaya koyuyor? Elbette koymuyor. Müşteriler farklı da olsa, aynı ürünleri aynı süreçlerle satıyorsak, organizasyonumuzu iş akış rutinine uygun yönetiyorsak, aynı ürünlerin veya hammaddelerin satınalma süreçlerini yürütüyorsak, pazarlama stratejimiz bir rutin halinde devam ediyorsa, mevcut IT altyapımıza yeni bilgisayarlar, yeni e-posta hesapları ekliyorsak, bir şeyler yönetiyoruz ama yönettiğimizin proje olmadığını fark edemiyoruz.

Tam da burada aslında çok duyduğumuz ama genelde üretimle eşleştirdiğimiz bir kavramın üzerinde durmak istiyorum, operasyon…

Operasyonlar, süregelen ve tekrarlayan süreçlerdir. Dolayısıyla, yukarıda bahsettiğimiz, organizasyon içinde kendini tekrarlayan ve süregelen işlerimizi yönetirken proje değil operasyon yönetiyoruz.

Peki neden önemli bu fark ? Ne yönettiğimizi bilirsek, daha iyi ve verimli yönetir, edindiğimiz tecrübelerden daha çok faydalanırız da o yüzden bu kadar önemli. Bir operasyonu iş akışı ile tanımlayabilir, rutin olduğu için her seferinde yönetsel kararlara ihtiyaç duymadan kimin hangi işi nasıl yapması gerektiğini bilir, hızlı hareket ederiz. Operasyonlarda yapılan iş, kullanılan kaynaklar, takımlar değişmezler ve operasyonlar genellikle hali hazırda kurulu departmanlar tarafından yürütülürler.

Bir proje yöneteceksek, önce o projenin organizasyonumuzun mevcut koşulları içinde yapılıp yapılamayacağını tartışmak üzere bir ‘Güç-Zayıflık-Fırsat-Tehdit’ (SWOT) analiziyle bir fizibilite raporu hazırlar, proje takımını o projeye mahsus oluştururuz. Projede yer alan takım çalışanları, genellikle bir operasyonda da görev almaktadırlar. Bir proje de hali hazırda yürüyen operasyonların ve alt projelerin oluşturduğu bir süreç olur genellikle ve proje bir departmanın alt unsuru değil, departmanlar üstü bir süreç olarak yerini bulur.

Projelerimize başlarken, ilk yapmamız gereken, o projenin başından sonuna yürütülmesinden sorumlu bir proje yöneticisi atamak olacaktır. Yeni bir müşteriye elimizde var olmayan ama GZFT (SWOT) analizi ile karşılayabileceğimizi düşündüğümüz bir çözümü satma planları yapıyorsak, burada yeni bir ürün, yeni bir çözüm, yeni ürün seçim ve satınalma, yeni bir teknik destek ekibi oluşturma gibi unsurlar söz konusu olduğunda bu bir satış projesidir ve satış müdürümüz veya onun önereceği bir satış personeli proje yöneticisi olarak tüm sorumluluğa en uygun kişidir. Firmamızın marka bilinirliğini arttırmak, pazara yeni sunduğumuz bir ürünün tanıtımı için reklam kampanyaları ve tanıtım faaliyetleri düzenlemek gibi bir projede ise pazarlama müdürümüz proje yöneticisi olarak atanır. Örgütsel projelerde idari işler veya insan kaynakları, yeni ürün geliştirmede Ar-Ge, IT alt yapımızda köklü bir değişiklik, yeni bir yazılım adaptasyonu, farklı yerleşimlerde bulunan birimlerin birbirleriyle ayrılmış hatlarla bağlanması gibi projelerde ise IT departmanı proje yönetiminden sorumlu bir kişinin atanmasında doğru alternatifleri sunacaktır.

Bu ayrımı bilmememiz, proje yönetiminin düzgün yapılmasını engellemekte, proje sürecinde üst yönetimin stratejik karar almasını önlemekte, belki de artık devam etmesi anlamsız projeler tamamlanırken bitirilmesi büyük fırsatlar oluşturacak projeler ise terk edilmektedir.

Peki ne yapmalıyız bir projeyi yönetirken ?

Her şeyden önce bir proje dosyası hazırlamalıyız. Bu proje dosyamızda GZFT analizimiz, hatta gerekiyorsa PEST (Politik-Ekonomik-Sosyal-Teknoloji) analizimiz, proje başlangıç raporumuz, proje şartnamemiz, proje durum raporumuz, risk analizimiz, proje takvimimiz ve proje sonuç raporumuz mutlaka yer almalıdır. Proje başlangıcında belirleyeceğimiz periyotla müşterimize, yani proje hissedarlarına proje durum raporunu güncelleyerek yayınlamalıyız.

Bu dokümantasyon gereksiz gelir pek çoğumuza ve tüm dokümantasyonu kafamızda tutmaya çalışırız en kötü kurşun kalemin en iyi hafızadan daha akılda kalıcı notlar tutabildiğini unutarak, kulaktan kulağa oynamaya bayılırız. Bir proje dosyamız olmadığından büyük resmi çizerken ve gözden geçirirken eksikleri fark edemez ve çok daha verimli sonuçların yanından geçiveririz fark etmeden. Çoğu zaman yanına bile uğramaz, bambaşka istikametlere yöneliriz ve ne yöne gittiğimizi bilmeyiz bile. Bir takım risklerin gerçekleşebilirliğini bile sorgulamadığımızdan karşımıza çıktıklarında ne yapacağımızı şaşırır, olduğumuz yerde donup kalırız. Alternatif bir plan geliştirmemişizdir çünkü.

Proje dosyamız bizim yol haritamız, rehberimiz, karar almada kullanacağımız birinci kaynaktır. Hem gittiğimiz yolda yerimizi bilir, hem de karşımıza çıkabilecek engellere hazırlıklı oluruz. Oluşabilecek yeni fırsatlara karşı algımızı açar proje dosyamız.

Daha verimli bir yapı oluşturmak istiyorsak, öncelikle sahip olduğumuz organizasyonu en yüksek verimlilikle kullanmayı öğrenmeliyiz. Bunun yolu da, operasyonla projenin farkını bilerek, ne yaptığımızı ve neye ihtiyacımız olduğunun adını doğru koyarak hareket etmekten geçiyor. Hele içinden yeni çıktığımız dar boğazı hatırladığımızda, buna ne kadar ihtiyacımız olduğu çok daha belirgin bir biçimde duruyor karşımızda.

Kazanacaklarımız bunlarla da bitmiyor. Bir müşteriye ürün veya hizmet sunmak istediğimizde proje takvimimizi, projenin devam sürecinde proje durum raporumuzu müşterimize sunduğunuzda profesyonel çalışan, işini iyi yapan bir firma izlenimi bırakacak, müşteri bağımlılığı oluşturacağız. Müşterimizle ilişkimizi, kendi iç iletişimimizi geliştireceğiz.

Daha verimli operasyonlara, daha verimli projelere…

Sevgilerimle