Hata 1: Sonuçlar hakkında çok açık ve kesin bilgiler vermeyin.
“Sonuçlar hakkında muğlak konuşursak, işler planlandığı gibi gitmediğinde bize hesap sorulacak fazla bilgi vermemiş oluruz. Proje hakkında genel fikirlerden bahsederek bunu engelleyebiliriz.” Bu kesinlikle yanlış bir inanış. Bir yazılım implement eden uzman da olsanız, kar marjını artırırcı projeler danışmanı da olsanız yaptığınız iş ve projenin sonuçları konusunda açık ve kesin bilgiler vermelisiniz. Böylece karşınızdaki insanlar beklentilerinde daha gerçekçi veriler üzerine odaklanırlar.

Başta verdiğimiz örneği ele alalım. Herkesin projenin nasıl bir değişiklik getireceğini, uygulamadan sonra şirket içinde ne gibi değişiklikler olacağını bildiğini zannediyordunuz. Bundan önce de defalarca toplantı yapıp projeye öyle başladınız. Ancak masadaki herkesin farklı istekleri ve beklentileri vardı. Onları duydunuz ama gerçekten dinlemediniz. Müşterinize ona ne verebileceğinizi söylediniz ama ne veremeyeceğinizi söylemediniz. Projenin sonuç aşamasında kendinizi, hayal kırıklığı içindeki insanlara bakarak kendinizi savunurken buldunuz ki bu içinde bulunmak isteyebileceğiniz en son durum. Müşteriniz veya çalışanlarınız sizden daha fazlasını veya daha farklı bir şey beklerken karşılarında tamamen beklemedikleri bir şey buldu.

İşinizi geliştirmeyi ve etrafınızdaki insanların da sizinle beraber başarılı olmalarını istiyorsanız yeni gelişmelerden sonra insanlara hayatlarının nasıl değişeceği konusunda açık ve kesin bilgiler vermelisiniz. Çalışanlarınız sizin müşterinizdir. Şirketiniz ne kadar kar edecek? Eğer işler beklediğiniz gibi giderse kaç kişiyi işe alacaksınız veya kaç kişiyi işten çıkaracaksınız? Prim sistemi nasıl çalışacak? Tüm bunları yazıya dökün. Bu insanlara odaklanacakları bir şeyler verir, gerçekçi beklentiler edinmelerine yardımcı olur.

Hata 2: Sözlü bildirimle değişiklik yapılabilir.
Projenin ilerleme sürecinde müşteriniz bazı değişiklikler veya eklemeler yapmak isteyecektir. Siz projeye devam ederken hedefler, sonuçlar ve gidilecek yollar hakkında değişiklik yapmak gerekebilir. Ancak her projenin bedeli önceden belirlenmiştir. Başlangıçta size hiç bahsedilmemiş şeyler sizden istenebilir, bunları gerçekleştirmeniz mümkün bile olmayabilir.

Sırf sözlü bildirimlerle yapılan değişiklikler nedeniyle kötü sonuçlanan projeler görmek mümkün. Proje yöneticisi istenen değişiklikleri yazıya dökmediği ve bunun toplam fiyatı nasıl etkileyeceği konusunda bir açıklama yapmadığında, müşteriyle proje yöneticisi arasında anlaşmazlık yaşanabilir. Müşteri her zaman haklı olduğu için de proje yöneticisi olarak fazladan iş yapmak zorunda kalırsınız.Şirkete büyük değişiklik getirecek bir projede ilerledikçe, değişiklik yapmanız kaçınılmazdır.

Bu nedenle projeden etkilenecek kişiler, implementasyona yardım edecek çalışanlar ve paydaşların bilgisinin olması için, gerekli değişiklikleri yazıya dökerek onlara ulaştırın. Böylece iletişimde ortaya çıkacak aksaklıkları önlemiş olursunuz.

ekleyen Gökhan Çıngay