Proje yöneticisinin motivasyonu sağlamak için yapması gerekenleri 4 grupta toplayabiliriz.

Bunlar:

İtibar Etme

• Personele gereken değeri vermek ve onlara eşit davranmak
• Personeli başkalarının yanında küçük düşürücü davranışlarda bulunmamak
• Personelin bilgi ve görüşlerinin almak/uygulamak
• Personele ,başarı ve başarısızlıkları konusunda bilgi vermek ve çözümler bulmaya çalışmak

Geri Besleme

• Başarılı olanlara yükselme ve ilerleme şansının tanınması,personelin sürekli eğitilmesi ve sorunları ile ilgilenilmesi olarak tanımlanabilir.

Yetki Verme

• Personelin görevlerini belirlemek
• Çalışma ilkelerini tanımlamak
• Personele yetki vermek
• Herkesin en az müdahale ile kendi görev ve sorumluluklarını yerine getirebilmesine imkan sağlamak

Danışmanlık ve Katılım

• Personelin,işle ilgili konular hakkında görüşme ve kararlara katılmasını sağlamaktır.

Proje takımını oluşturacak bireylerin proje yöneticisi tarafından yorumlanması gerekir. Davranışları ve  amaçları incelenmeli ,bekleyiş ve ihtiyaçları saptanmalıdır. Bireylere kendilerinden beklenen performans bildirilerek,bunlara ilişkin yeterlilikleri ölçülür. Yetenekleri ve gelişme düzeyleri,bireyler hakkında yöneticiye bir bilgi verir. Proje yöneticisi bu bilgi ile öğrendiği tercihleri doğrultusunda bireyleri tatmin eder. Böylece projeyi benimseyerek daha etkili bir çalışma sergilemeye teşvik edilmiş olacaklardır.

Proje grubunda etkili motive unsurlarından biri proje yöneticisi ve proje grubu bireylerinin proje oluşumu aşamasında kararlara katılımını sağlamaktadır. Bu sağlanırsa  bireylerin projeyi benimsemesi kolaylaşacak ve daha verimli , daha istekli bir çalışma içine girecekler. Bu yapılmazsa bireylerin işten uzaklaşmasına, işe ilgisiz kalmalarına, uygulamaların önemini kavramama gibi bir durum içine girmelerine neden olunabilir.

Proje yöneticisinin proje takımını eğitmesi, gerekli yardımları yaparak gelişmelerine yardımcı olması motive olmalarını sağlayan unsurlardandır. Kariyerlerindeki gelişim ihtiyaçları bu yolla tatmin edilebilir.

Bireylerde moralin yüksek tutulmasıda proje grubunun başarısını, verimliliğini arttıracaktır. Moralin bireysel motivesi çok güçlüdür. Proje yöneticisi, proje grubunu oluşturan bireyleri yakından tanımalı, onların moralini yüksek tutabilecek çalışma koşullarını oluşturmalıdır.

Proje yöneticisinin bireylerin kişisel bütünlük gereksinimini karşılanabilmesi için, bireyin tüm yetenek ve becerilerini ortaya koyabilecekleri fırsatları bulması gerekmektedir. Bu sayede birey projeyle özdeşleşecek ve dolayısıyla performansı artacak, motivasyonu sağlanacaktır.

Proje yönetiminde projelerin Projede görev alacak kişiyi motive etmek kolay gibi görünse projelerin yapıları  farklı olmasından dolayı bireyin yetenekleri ve becerilerinin fazla olmasının yanında o proje için uygun kişi olup olmaması da çok büyük önem taşır. Ayrıca motivasyonun sürekliliğinin sağlanması da sektörlerde farklılıklar göstermektedir. Örneğin; motivasyon sorunları inşaat ve bakım gibi alanlardaki projelerde daha kolaydır.  Çünkü bu işler genelde tekrarlardan oluşur ve risk daha azdır.

Diğer bir önemli konu da, projenin bitiş noktalarında elde edilenlerin örgüt içindeki pozisyonda etkili olmayabileceğidir. Bu nedenle proje başlangıcında belirlenen politika ile fonksiyonel birimler arasında bir ayrım yapılmalı ya da birbirini etkilemesine karar verilmeli ve bireylere bildirilmelidir. En etkin şekli, motive yapılırken bunun mümkün oldukça kalıcı olmasının sağlanmasıdır. Sonuçta proje yöneticisinin oluşturduğu proje takımının daha etkin ve gayretli olarak,işbirliği içinde çalışmalarını sağlamak için uygun motiveyi kullanarak, bu konuda bilgili olması proje amaçlarına başarılı olarak ulaşmada önemlidir.

ekleyen Gökhan Çıngay