Bu konuya, Santa Clara Üniversitesinden Prof. Barry Z. Posner’ın araştırmaları ışık tutmuştur. Proje yönetimi seminerlerine katılan proje yöneticilerine anketler uygulanmıştır.  Seminerlere farklı yaşlarda, ülkenin farklı yerlerinde çalışan pek çok proje yöneticisi katılmıştı.

 Araştırma sonucunda tipik bir proje yöneticisinin 37 yaşında bir erkek olduğu ortaya çıkmıştı. Kendisine dokuz kişi rapor veriyordu. Küçük- orta büyüklükte matris bir organizasyon yapısı içinde görev alıyordu. Anketten öğrenilen bu faktörlerin yanında sorulan iki açık uçlu soru vardı:

1. Proje yönetiminde size problem çıkarması en olası faktörler veya değişkenler nelerdir?
2. “Ortalamanın üzerindeki bir proje yöneticisi” hangi teknik ve metodları kullanır;
   hangi karakteristik özelliklere, yetenek ya da becerilere sahip olur?

Proje Yöneticisinin Problemleri

1. Kaynakların Yetersizliği
2. Gerçekçi olmayan bitiş tarihleri
3. Proje hedeflerinin belirsizliği
4. Sorumluluktan kaçınan takım arkadaşları
5. Yetersiz ve başarısız planlama
6. İletişimde kopukluklar
7. Hedeflerdeki ve kaynaklardaki değişiklikler
8. Departmanlar ya da fonksiyonlar arasındaki uyuşmazlık

Araştırmanın sonucunda  proje yöneticilerinin problem çıkaran faktörler içinde en çok vurguladıkları yetersiz kaynaklardı.  Proje yöneticilerinin çoğu bu konuda “projenin şekli yada boyutu ne olursa olsun, yetersiz kaynaklarla bir projeyi başarıya ulaştırmak için sihirbaz olmanız gerekir” yaklaşımı içerisindeydiler.

Kaynakların yetersizliğinin sadece kaynakların sınırlı ve maliyetli olmalarıyla bir alakası yoktur. Proje yöneticilerine uygulanan anketlerde, kaynak yönlendirmenin temelinde proje hedeflerinden emin olamamanın yattığını belirlenmiştir. Bu noktada; kesin amaçlara sahip olmama ve etkin planlama olmayışı proje yöneticilerinin gerek duyduğu kaynaklardan uzak kalmalarını sağlayan temel problemlerdir. Proje hedeflerinin belirsiz oluşu, projenin de etkin bir şekilde planlanmasını engeller. Planlamadaki eksiklik gerçekçi olmayan kaynak dağılımına ve programlara yol açar.

Gerçekçi olmayan bitiş tarihleri diğer bir noktaydı. Zaman kıtlığıyla karşı karşıya kalan proje yöneticilerinin projelerini gerçekçi olmayan bitiş tarihlerine yetiştirmeye çalışmaları da çok önemli bir problemdir.

Proje grubunun iletişimindeki kopukluklar ve departmanlar arasındaki uyuşmazlık da ayrı öneme sahiptirler. Etkin iletişimin sağlanamadığı noktada proje yönetimi bir takım oyunu olmaktan çıkıp bireysel bir mücadeleye dönüşecektir. Departmanların arasındaki çıkacak uyuşmazlıklar da projenin gidişatında da uyumsuzluklara yol açabilir.

Proje Yöneticisinin Yetenekleri
(Yetenek –> Problemler )

Liderlik    –> Belirsiz hedefler, Bireysel çatışma

Takım  Oluşturma   –>  Takım arkadaşlarının bağlı olmayışı

Organizasyonel –>  Başarısız Planlama,Yetersiz Kaynaklar

İletişim  –> İletişim kopuklukları

ekleyen Gökhan Çıngay