Birçok yatırımın ardındaki itici güç, firma kaynaklarının bugünkü kullanımının yada sarfiyatının gelecekte sağlayacağı finansal karlardır.

Sistem projelerinde firma kaynakları için bir rekabet görürüz. Proje yöneticisinin sorumluluğu kullandığı kaynakların diğer beklentiler doğrultusundaki hareketleriyle birlikte projesini başarıyla tamamlamaktır. Buna ek olarak Proje Yöneticisi projesinin finansal olarak değerlendirilmiş olmasını garanti altına almalıdır.’, ‘Proje eğer başlangıçta ve sonda kaynaklara yaptığı yatırımı belli bir süre sonunda geri alabiliyorsa onaylanacaktır.

Bu finansal getirisi yüksek projelerin diğerlerine göre daha çok onaylandığını da göstermektedir. Günümüzün rekabetçi dünyasında yatırım karlarını en büyük etkileyen etken bu suretle ortaya çıkan kar-zarar hesaplarıdır. Proje Yöneticisi bunu göz önüne alarak kendisine verilen projenin gerçekleştirmeye değer olup olmadığından emin olmalıdır.

Bu karar sadece maliyet değerlendirmesine dayanmamamlıdır. Bazı yasal zorunlulukların karşılanması yada stratejik bir yön belirleme ve kar adına yapılıyor olabilir. Birçok proje bu değerlendirme sürecini yaşamaz.

Birçok firma finansal değerlendirmede standart değerleri kullanır. Örneğin, üç yılda geri dönüşlü, %20 yatırım geri dönüşü.

Proje yöneticisi, kendi organizasyonunda finans ve yönetim muhasebesi uzmanlarıyla uygun metodları kullanarak değerlendirmeyi yapmalıdır.

Maliyetler

Maliyet, pek istenmeyen bir kelime olarak, geri dönüşü olmayan harcama olarak kabul edilir. Bugün kullanılan tabir ise “yatırım seviyeleri” dir. Bu kullanım yatırımın geri dönüşü ile ilgili daha pozitif bir anlam vermektedir.

İki tip yatırım seviyesi vardır;

1. Geliştirme yatırımları - Birkez yapılır.
2. Operasyonel yatırımlar - Sistem içinde ortaya çıkar.

Bu başlıklar altında birçok sermaye ve harcama katogorileri yer alır. Sermaye kalemleri; ödenekler, tahsisatlar ve amortismandır. Bu tip harcama kalemleri muhasebe departmanınca yönlendirilir. Sermaye harcamaları ise firma için bir değer yaratan harcamalardır. Network alımı bir sermaye harcamasıdır.

Harcama kalemleri ise kalmayan ve bir yıldan az hayatı olan harcamalardır. Bakım anlaşması, özel ekipman alımı vb.

Geliştirme yatırımları iki tip harcama şeklinde karşımıza çıkar;

1. Dolaysız - Projenin amacıbna yönelik nakit harcamalardır.
2. Dolaylı - Zaten devam eden ve projede de devam edecek olan nakit harcamalarıdır.

Yatırım Seviyelerinin Tahmini

1. Deneyiminize dayanarak kaba tahminde bulunun. 100 milyar, 50 milyar, 10 milyar vb.
2. Benzer büyüklükte ve kapsamda daha önce gerçekleştirilmiş projelere göre değerlendirme yapın.
3. Bilgi işlem ortamına hakim olun; gruplar, online, ekipman tipleri, yazılım tipleri, yazılım ve donanımların uygunluğu.
4. Kapsanacak coğrafik/fiziksel yerleşim sayıları ve bunların gelişim yatırımlarına etkisi. Veri çevrimi ve eğitim ile ilgili ödenekleri unutmayın.
5. İstenen bilgi akışı, bilgi kaynakları, on-line yanıt süreleri, kesinlikler ve zaman dilimleri
6. Elverişli teknik yeteneğin deneyim faktörü
7. İçerde geliştirilmesi gereken sistem bileşenleri ile dış kaynak ihtiyacı
8. Çözüme giderken geçilecek aşamalar.
9. Her aşamanın ayarı ve boyutlandırılması
10. Tahmin temellerinizi dökümante edin ve geliştirme ile ilgili varsayımları yapın.

Operasyonel Yatırımlar

• Gerçekleşen harcamalar - varolan sistemlerin çalışırken sarfettiği
• Tahmini harcamalar - Yeni sistemin çalıştırılması için gerekli harcamalar

İkisinin arasındaki fark yeni sisteme geçiş harcaması olarak değerlendirilir.

1. İşgücü ( Kullanıcı personeli - sistemi işletmek, sistem personeli-destek bakım)
2. Bilgisayar borçlanmaları (CPU başına vb.)
3. İletişim/Network borçlanmaları
4. Kiralık ekipman
5. Bakım borçlanmaları
6. Disk alanı borçalanmaları
7. Ekipman amortismanı
8. Özel malzemeler/Sarf malzemeleri (kağıt, disket, kartuş)
9. Periyodik ödemeler (Güç sağlayıcılar vb.)
10. Yazılım lisansları
11. Destek hizmetleri

Karlar

Projenin karlarını miktar veya para olarak yatırım seviyeleri kadar tahminlendirmek pek kolay değildir.

1. Elle tutulur karlar
2. Elle tutulmayan karlar
3. Belirsiz karlar olarak üçe ayrılır.

1. Elle tutulur karlar

Düşük riskli tahmin edilebilen ve kolaylıkla ölçülebilen karlardır. İki kaynağı vardır ve en alt kazançları pozitif etkiler. Bunlar;

1. Maliyet kalemleri olmaktan çıkan tahminler
2. Artan gelirler

Çıkarılmış maliyetler tanımlanması nispeten kolay, personel ekipman , malzeme gibi düşünülebilen yada elimine edilebilen maliyetlerdir.

Artan gelirle oluşan karlar nakit akışın gelişmesi, satış seviyelerinin yükselmesi, kötü alacakların azalması, verimliliğin artması ve çabuk faturalama gibi mekanizmalar sayesinde oluşur.

Elle tutulur karlara “gerçek kar” da denir. Düşük risk, ölçülebilir olmak ve izlenebilirlik gibi özellikleri vardır. Bu özelliklere sahip olmadığında “görülemeyen karlar” adını alır.

2. Görülemeyen Karlar

Tam olarak finansal bir değerlendirmenin yapılamadığı karlardır. Alternatiflerin seçiminde gerçek karlar arasındaki fartklılıklar az olduğunda kullanılır.

1. Endüstri prestiji- firma imajı
2. Daha iyi enformasyon
3. Rekabet üstünlüğü
4. Firma içi iletişim
5. Bilgi yada uzmanlık gelişimi
6. Personelin kendini iyi hissetmesi vb.

Belirsiz Karlar

Görünmeyen karlardan farkı; ölçülmeye çalışılmasındandır. Elle tutulur şeylerdeki azalma yada artma ve buradan elde edilen tasarruflar firmaların iş üzerindeki kontrolünü artırır. Örneğin,

• Bilgi üretimindeki artış karar mekanizmalarının daha iyi işlemesine yarar.
• Ürtün yada serviste kalite kontrolün gelişmesi
• Müşteri servisinin gelişmesi

Bilgini gelişmesi, bir tahminde bulunmadan, bir karar etkisinin diğeriyle karşılaştırılabilmesini sağlar. Gerçek hayatta yüksek bir kesinlik derecesinde bunun oluşması mümkün değildir. Çünkü kararlar tek ve özgün ve karşılaştırılmaları için oluşturulmuş bir temel bulunmamaktadır.
Belirsiz karların değerlendirilme amacı ; subjektif değerlerin minimize, objektif değerlerin maksimize edilmesidir.

Karların tahmini

Proje yöneticisi kar sağlayıcı sistem özelliklerinin tanımlanmasından sorumludur. Fakat gerçek karı sistemin kuıllanıcısı değerlendirebilir. Sadece kullanıcı kendileri için olumsuz/olumlu yanları ortaya koyabilir. Aşağıdaki diyagram sistem projelerinde karların değerlendirilmesi ve sorumluluklarla ilgili bir yaklaşım ortaya koymaktadır;

1.Aşama: İstenen yatırım seviyelerinin tanımlanması- Proje yöneticisi
2.Aşama: Kar sağlayan noktaların tanımlanması - Proje Yöneticisi
3.Aşama: Noktaların önem derecesine konması - Kullanıcı Yöneticisi
4.Aşama: En fazla karın hesaplanması - Kullanıcı Yöneticisi
5.Aşama: Bu değerlendirme metodu istiyorsa - Proje yöneticisi

evet - Durun
hayır - Bir sonraki en önemli kar noktasına yönelin - Proje yöneticisi

Bu yaklaşım kullanıcıların en karlı hale gelmelerine yardımcı olur.

ekleyen Gökhan Çıngay