Öz Süreçler
 
Kapsam planlama ; Yazılı bir kapsam tanımı geliştirme, gelecek proje kararları için temel oluşturacak ve projenin yada aşamanın başarıyla tamamlandığını gösterecek kriterleri tanımlamaktır. Tüm projeler ve alt projeler için hazırlanması gerekir. Kapsam tanımı, proje ekibi ve müşteri tarafından proje amaçlarının ve ana kilometre taşlarının tanımlanmasıyla oluşturulur. Kapsam tanımını oluşturan tüm bileşenler uygun olduğunda (örneğin, öneri teklifi ana kilometre taşlarını, proje bildirimi proje amaçlarını tanımlıyorsa) yazılı bir döküman üretmenin ötesinde bir anlama kavuşacaktır.
 
Ürün tanımı; Proje sonucunda ortaya çıkacak ürün yada servisin karakteristik özelliklerinin dökümante edilmesi tanımlanmasıdır. Ön aşamalarda daha az detaylı yapılan bu tanımlamalar, ürün karakteristikleri geliştikce daha detaylı yapılmaktadır. Ürün tanımı form yada içerik olarak değiskenlik göstermekte, tek şart olarak sonraki proje planlamasını desteklemesi gerekmektedir.

Proje Bildirimi; Projenin varlığını gösteren yazılı belgedir. Direkt olarak veya referans ederek başka dökümanlar için şu bilgileri içerir;

• Projenin istenen amaca ulaşabilmesi için gerekli iş ihtiyaçları
• Ürün tanımı
• Proje Yöneticisi

Projenin öncelikli ihtiyaçlarını tanımlayabilecek bir yönetici tarafından yayınlanır ve bu sayede proje yöneticisine organizasyonun kaynaklarını proje aktivitelerinde kullanma yetkisini tanımlar ve duyurur. Proje bir sözleşme sonucu başlıyorsa satıcıya bu şekilde sunulur.

Kısıtlar

Proje yönetim ekibinin hareketlerine getirilen limitlerdir. (Bütçe) Sözleşmeli durumlarda sözleşme hükümleri kısıtları oluşturur.

Varsayımlar

Planlama amaçları için doğru, gerçek veya belirsizlik belirten kabullerdir. Varsayımlar risk derecesini içerirler. Burada tanımlanabilecekleri gibi Risk Tanımlamada da tanımlanabilirler.
 
Ürün Analizi

Proje ürününün daha iyi anlaşılması için yapılan geliştirme çalışmalarıdır. Sistem mühendisliği, değer mühendisliği, değer analizi, fonksiyon analizi ve kalite fonksiyonunu yayma gibi teknikleri içerir.

Kazanç/Maliyet Analizi

Çesitli proje alternatifleri arasındaki görünen/görünmeyen maliyetlerin öngörülmesini ve bu suretle finansal ölçümleri kullanarak yatırımın geri dönüşü veya geri ödeme dönemi gibi koşulların tanımlanmış alternatifler arasından seçilebilmesini sağlar.
 
Alternatiflerin tanımlanması

Projeye farklı yaklaşımlar getiren her türlü tekniktir. Beyin fırtınası ve yan düşünce gibi genel yönetim teknikleri de bu kapsamdadır.

Uzman Görüşü

Süreçle ilgili girdileri değerlendirmede ihtiyaç duyulabilir. Bu türde bir desteği;

• Organizasyonun diğer birimleri
• Danışmanlar
• Profesyonel ve teknik kurumlar
• Sanayi grupları

Kapsam İçeriği

Gelecekteki proje kararlarının alınabilmesini sağlayıcı yazılı bir temel oluşturmayı sağlar. Proje faaliyet alanı ile ilgili proje ilgilileri arasında ortak bir anlayışın geliştirilmesi ve taraflarca onaylanmasına yarar. Projenin işleyişi esnasında ortaya çıkabilecek değişiklik ve revizyonların proje faaliyet alanını etkilediği ölçüde kapsam içeriğinde belirtilmeleri gerekir. Kapsam içeriği başka dökümanlara direkt veya endirekt olarak referans oluşturur;

Proje haklılığı - Projeyi sonuçlandırıcı iş ihtiyacı. Gelecekteki anlaşmalar için temel yaratır.

Proje ürünü - ürün açıklaması özeti

Proje teslime hazırları - Projenin tamamlanmasına ilişkin özet düzeyde alt ürünler ki bunlar tam ve başarılı teslim noktalarıdır. Eğer mümkünse hariçler tanımlanmalı, açık-net olmayanlar dışarıda bırakılmalıdır.

Proje amaçları - Projenin ölçülebilir başarı kriteri. Proje amaçları en azından maliyet, program ve kalite olçütlerini içermelidir. Ölçülemeyen amaçlar büyük risk taşırlar. Bazen proje teslime hazırlarına proje amaçları, proje amaçlarına da kritik başarı faktörleri denilmektedir.
 
Destekleyici Detaylar

Kapsam içeriğini destekleyici detaylar diğer proje yönetimi süreçlerinde kullanılmak üzere yazılı ve organize bir şekilde tutulmalıdır. Destekleyici detaylar tanımlanmış varsayımları ve kısıtları mutlaka içermelidir. Farklı düzeyde detay bilgisi uygulama alanlarına göre değişiklik gösterebilmektedir.
 
Kapsam Yönetim Planı

Proje kapsamının nasıl yönetileceğini ve değişikliklerin projeye nasıl entegre edileceğini açıklayan dökümandır. Proje kapsamının beklenen dengeliliğinin değerlendirilebilmesini sağlar. Örneğin Nasıl değişiklik olabilir, ne sıklıkta ve ne kadar vb. Kapsam yönetim planı aynı zamanda kapsam değişikliklerinin nasıl tanımlanacağını ve sınıflandırılacağını açıklamalıdır.

Kapsam yönetim planının detay seviyesini proje içeriği belirler ve tüm proje planının bir parçası olmasını sağlar.

ekleyen Gökhan Çıngay