İş ayrışım yapısında gösterilen teslime hazırların ve alt teslime hazırların tanımlanması ve yazılı hale getirilmesidir.  Bu tanımlamanın proje amaçlarıyla uyuşması gereklidir.

İş Ayrışım Yapısı

Proje kapsamını tanımlayan teslime hazır orijinli yapıdır. İş ayrışım yapısı proje kapsamıyla ilgili ortak düşüncenin geliştirilmesi ve onaylanması icin kullanılır. Her azalan seviye daha fazla detay içerir. Yapılandırılmamış aktiviteler şema olarak gösterilmelerine karşın İş Ayrışım Yapısını oluşturmazlar.

İş ayrışım yapısında her bir kalem hesap kodu dediğimiz bir tanımlayıcıya sahiptir. Bunlara iş paketleri de denir.

İş bileşen açıklamaları çoğunlukla İş Ayrışım Yapısı sözlüğünde saklanırlar. Bu açıklamalar program, maliyet ve atamalar gibi planlama bilgilerini içerir. Farklı ayrışım yapıları mevcuttur;

Sözleşmeye dayalı iş ayrışım yapısı:  Raporlama seviyelerine göre tanımlanır. Daha az detay içerir.

Organizasyonel ayrışım yapısı: Görevlerin organizasyonel birimlere atanışına göre bölümlemedir.

Kaynak ayrışım yapısı: İşlerin atandıkları bireylere göre bölümlenmesidir.

Malzeme faturaları: Malzemeye göre

Proje ayrışım yapısı: Uygulama alanlarına göre
 
Kapsam İçeriği

Aktivite tanımlama esnasında kapsam içeriğinde yer alan proje amaçları ve proje kabulleri hesaba katılmalıdır. Gelecekteki proje kararlarının alınabilmesini sağlayıcı yazılı bir temel oluşturmayı sağlar. Proje faaliyet alanı ile ilgili proje ilgilileri arasında ortak bir anlayışın geliştirilmesi ve taraflarca onaylanmasına yarar. Projenin işleyişi esnasında ortaya çıkabilecek değişiklik ve revizyonların proje faaliyet alanını etkilediği ölçüde kapsam içeriğinde belirtilmeleri gerekir. Kapsam içeriği başka dokumanlara direkt veya endirekt referans oluşturur;

Proje haklılığı: Projeyi sonuçlandırıcı iş ihtiyacı. Gelecekteki anlaşmalar için temel yaratır.

Proje ürünü: Ürün açıklaması özeti

Proje teslime hazırları: Projenin tamamlanmasına ilişkin özet düzeyde alt ürünler ki bunlar tam ve başarılı teslim noktalarıdır. Eğer mümkünse hariçler tanımlanmalı, açık-net olmayanlar dışarıda bırakılmalıdır.

Proje amaçları: Projenin ölçülebilir başarı kriteri. Proje amaçları en azından maliyet, program ve kalite ölçütlerini içermelidir. Ölçülemeyen amaçlar büyük risk taşırlar.

Bazen proje teslime hazırlarına proje amaçları, proje amaçlarına da kritik başarı faktörleri denilmektedir.

Eski kayıtlar

Geçmiş projelerdeki benzer aktivitelere ilişkin bilgi yeni tanımlamalarda yardımcı olacaktır.

Kısıtlar

Proje yönetim ekibinin hareketlerine getirilen limitlerdir. (Bütçe) Sözleşmeli durumlarda sözleşme hükümleri kısıtları oluşturur.

Varsayımlar

Planlama amaçları için doğru, gerçek veya belirsizlik belirten kabullerdir. Varsayımlar risk derecesini içerirler. Burada tanımlanabilecekleri gibi Risk tanımlamada da tanımlanabilirler.

Ayrıştırma-Bölümleme

Ana proje teslime hazırlarının gelecek proje kararlarında da etkili olabilecek, destekleyecek şekilde daha küçük ve yönetilebilir hale getirilmeleridir.

Projenin ana elemanlarını tanımlayın.Genellikle bu proje teslime hazırları ve proje yönetimidir. Ana elemanlar projenin yönetimi doğrultusunda tanımlanmalıdır. Bölümleme, maliyet ve süre tahminlerinin veya kontrolun yapılabildiği noktaya kadar yapılmalıdır. Her aşama farklı detay seviyesinde bölümlenebilir. Teslime hazırların bileşenleri tanımlanır. Bileşenler, performansın ölçümünü anlamlı kılabilmek adına ölçülebilir ve değerlendirilebilir sonuçlara sahip olmalıdır.

Ayrışımın doğruluğunu kanıtlamak için;

• Bölümleme yeterli seviyede yapılmış mıdır? Değilse bileşenler tekrar gözden geçirilmelidir.
• Her kalem açık ve net tanımlanmış mıdır? Değilse düzeltilmelidir.
• Her kalem programlanmış ve bütçelenmiş midir? Başarıyla tamamlanmasını onaylayan kişi veya birimlere atanmıs mıdır? Değilse yönetimsel kontrolun sağlanması gerekir.

Kapsam tanımlama ile aktivite tanımlamadaki ayrışımın arasindaki fark çıktıların teslime hazırlardan çok eylem adımları (aktiviteler) olmaktadır. Bazı uygulama alanlarında İş Ayrışım Yapısı ile aktivite listesi birarada geliştirilmektedir.
 
Şablonlar

Eski projelerde kulanılan bir veya birkaç aktivite şablon olarak yeni projelerde kullanılabilir. Aynı şekilde İş Ayrışım Yapısı da düşünülebilir.

Aktivite Listesi

Projede yer alan tüm aktiviteleri gösterir.Is Ayrışım yapısının bir uzantısı olarak yapılandırılırken kapsam dışı aktivitelerin göz ardı edilmesinin güvencesi sağlanmaya çalışılır. Proje ekibinin işin nasıl yapılacağını anlayacakları aktivite açıklamalarını içerir.

Destekleyici Detaylar

Kapsam içeriğini destekleyici detaylar diğer proje yönetimi süreçlerinde kullanılmak üzere yazılı ve organize bir şekilde tutulmalıdır. Destekleyici detaylar tanımlanmş varsayımları ve kısıtları mutlaka içermelidir. Farklı düzeyde detay bilgisi uygulama alanlarına göre değişiklik gösterebilmektedir.
 
İş Ayrışım Yapısı Güncelleme

İhtiyaç duyulan aktivitelerin tanımlanması için İş Ayrışım Yapısı kullanılırken, proje takımı gözden kacmış teslime hazırları veya eksik/yanlış teslime hazır açıklamalarına rastlayabilir. Bu çesitli revizyonların yapılmasına neden olabilir. Bu tip güncellemelere genellikle “rafine etmek” de denilebilir.

ekleyen Gökhan Çıngay