Proje ana teslime hazırlarının daha küçük ve yönetilebilir parçalar hale getirilmesini içerir. Maliyet, zaman ve kaynak tahminlerinin netleşmelerini artırır, performans ölçüm ve denetimi için temel oluşturarak net sorumluluk atamalarını kolaylaştırır.

Kapsam tanımlamanın gerçekçiliği proje başarısı için kritik bir faktordür. Kapsam tanımlama zayıf yapıldığında, kaçınılmaz değişiklikler sonucu maliyetler beklenenden fazla çıkacak, proje ritmi bozulacak, yeniden iş gereksinimi olacak, proje süresi artacak, verimlilik ve işgücü morali düşecektir.

Kapsam İçeriği

Gelecekteki proje kararlarının alınabilmesini sağlayıcı yazılı bir temel oluşturmayı sağlar. Proje faaliyet alanı ile ilgili proje ilgilileri arasında ortak bir anlayışın geliştirilmesi ve taraflarca onaylanmasına yarar. Projenin işleyişi esnasında ortaya çıkabilecek değişiklik ve revizyonların proje faaliyet alanını etkilediği ölçüde kapsam içeriğinde belirtilmeleri gerekir.

Kapsam içeriği başka dokumanlara direkt veya endirekt referans oluşturur;

Proje haklılığı; Projeyi sonuçlandırıcı iş ihtiyacı. Gelecekteki anlaşmalar için temel yaratır.

Proje ürünü; Ürün açıklaması özeti

Proje teslime hazırları; Projenin tamamlanmasına ilişkin özet düzeyde alt ürünler ki bunlar tam ve başarılı teslim noktalarıdır. Eğer mümkünse hariçler tanımlanmalı, açık-net olmayanlar dışarıda bırakılmalıdır.

Proje amaçları; Projenin ölçülebilir başarı kriteri. Proje amaçları en azından maliyet,  program ve kalite ölçütlerini içermelidir. Ölçülemeyen amaçlar büyük risk taşırlar. Bazen proje teslime hazırlarına proje amaçları, proje amaçlarına da kritik başarı faktörleri denilmektedir.

Kısıtlar

Proje yönetim ekibinin hareketlerine getirilen limitlerdir. (Bütçe) Sözleşmeli durumlarda sözleşme hükümleri kısıtları oluşturur. Sözleşme hükümleri kapsam tanımlamada göz önünde tutulması gereken önemli noktaları da kapsar.

Varsayımlar

Planlama amaçları için doğru, gerçek veya belirsizlik belirten kabullerdir. Varsayımlar, risk derecesini içerirler. Burada tanımlanabilecekleri gibi Risk Tanımlamada da tanımlanabilirler.

Diğer planlama çıktıları

Diğer alanlardaki süreç çıktıları ve olası etkileri proje kapsam tanımlaması açısından gözden geçirilmelidir.

Eski kayıtlar

Geçmiş projelerde yaşanmış hatalar ve atlamalar kapsam tanımlamada kullanışlı bilgilerdir.

İş Ayrışım Yapısı Şablonları

Önceki projenin iş ayrışım yapısı bir sonraki projede şablon olarak kullanılabilir. Çoğunlukla projelerin spesifik ve bir defalık olması aynısının kullanılmasına imkan vermesede belli başlı teslime hazırlar ve proje hayat döngüsü benzeşebileceğinden çeşitli düzeltmelerle kullanılabilir. Bazı kurumlarsa belli konularda (satınalma) bunu standart hale getirmişlerdir.

Ayrıştırma-Bölümleme

Ana proje teslime hazırlarının gelecek proje kararlarında da etkili olabilecek, destekleyecek şekilde daha küçük ve yönetilebilir hale getirilmeleridir. Projenin ana elemanlarını tanımlayın. Genellikle bu proje teslime hazırları ve proje yönetimidir. Ana elemanlar projenin yönetimi doğrultusunda tanımlanmalıdır.

Bölümleme, maliyet ve süre tahminlerinin veya kontrolün yapılabildiği noktaya kadar yapılmalıdır. Her aşama farklı detay seviyesinde bölümlenebilir. Teslime hazırların bileşenleri tanımlanır. Bileşenler, performansın ölçümünü anlamlı kılabilmek adına ölçülebilir ve değerlendirilebilir sonuçlara sahip olmalıdır.

Ayrışımın doğruluğunu kanıtlamak için;

• Bölümleme yeterli seviyede yapılmış mıdır? Değilse bileşenler tekrar gözden geçirilmelidir.
• Her kalem açık ve net tanımlanmış mıdır? Değilse düzeltilmelidir.
• Her kalem programlanmış ve bütçelenmiş midir? Başarıyla tamamlanmasını onaylayan kişi veya birimlere atanmış mıdır? Değilse yönetimsel kontrolün sağlanması gerekir.

İş Ayrışım Yapısı
Proje kapsamını tanımlayan teslime hazır orijinli yapıdır. İş Ayrışım yapısı proje kapsamıyla ilgili ortak düşüncenin geliştirilmesi ve onaylanması için kullanılır. Her azalan seviye daha fazla detay içerir. Yapılandırılmamış aktiviteler şema olarak gösterilmelerine karşın İş Ayrışım Yapısını oluşturmazlar.

İş ayrışım yapısında her bir kalem hesap kodu dediğimiz bir tanımlayıcıya sahiptir. Bunlara iş paketleri de denir.

İş bileşen açıklamaları, çoğunlukla İş ayrışım yapısı sözlüğünde saklanırlar.Bu açıklamalar program, maliyet ve atamalar gibi planlama bilgilerini içerir.

Farklı ayrışım yapıları mevcuttur;

• Sözleşmeye dayalı İş Ayrışım Yapısı: Raporlama seviyelerine göre tanımlanır. Daha az detay içerir.
• Organizasyonel ayrışım yapısı: Görevlerin organizasyonel birimlere atanışına göre bölümlemedir.
• Kaynak ayrışım yapısı: İşlerin atandıkları bireylere göre bölümlenmesidir.
• Malzeme faturaları: Malzemeye göre
• Proje ayrışım yapısı: Uygulama alanlarına göre

ekleyen Gökhan Çıngay