Yazan : Savaş Şakar

Artık bir çok firma Proje Yönetimi Ofisi (PYO) kurmaya başladı. Fakat yine biraz bilinçsizce tam olarak faydalarını yada beklentilerini belirlemeden bu işi yapıyorlar. Gartner’ın yaptığı sektör araştırmalarında Proje Yönetimi Ofislerinin kurulumunun çok ciddi bir taktik olduğu belirtiliyor. Çünkü, zamanında Proje Yönetimi Ofisi kuracak firmaların kurum içi proje yönetimi standartlarını oturtabilecekleri ve bununda hem maliyet hemdegecikmelerde ciddi kazanımlar sağlayacağı ve hatta birçok proje iptallerininde ortadan kalkacağı belirtiliyor.

Gartner 3 yönü olan bir Proje Yönetimi Ofisiden bahsediyor. Öncelikle PYO diğer projelerdeki en iyi deneyimleri ve kullanılan metodları kendi içinde toparlayabilmeli ve bu bilgi ile diğer proje yöneticilerine danışmanlık verebilmelidir. Yani bu yönü ilede “koç”luk yapabilmelidir. Aslında PYO’lar fonksiyonel yöneticilerin yönetecekleri projelerdede gerek başlangıç, gerek planlama gerekse raporlama kısımlarında danışmanlık yapabilmelidir. Bu projelerin yürütülmesi yada tamamlanması sonrasındada gözen geçirmelerle deneyimini artırmalı işi yapanlara geri besleme vermelidir.

PYO’nun sunduğu değer nedir?
Proje Yönetimi süreç ve şablonlarını geliştiri ve yayar. Bu sayede projeler daha hızlı ve daha az eforla başlayabilirler ve ilerleyebilirler.

PYO, Proje Yönetimi metodolojisini geliştirir ve her yeni gelişme yada deneyimle bu metodolojisini geliştirerek güncel tutar.

PYO, ortaya koyduğu ortak süreç, teslimat ve teminoloji ile proje ekip üyelerinin iletişimini artırır.

PYO ortak bir depo rolü sebebiyle Proje Yönetimine ilişkin öncelikli teslimatlarda tekrar kullanım kolaylığı sağlaması açısından zaman kazandıracaktır.

PYO, Proje Yönetimi eğitimlerinden sorumlu olacakır. Bu eğitimler ile hem metodoloji hemde deneyimlerin paylaşımı söz konusu olacaktır.

PYO, Proje Yöneticilerine problemli durumlarda yardımcı olacaktır. Bilinen riskler yada öngörülen riskler konusunda destek olunacaktır.

PYO standart bir proje izleme şablonu çıkaracak, tüm projelerin gidişatını üst yönetime tek vebasit bir formatta sunabilecektir.

PYO, organizasyon çapında projlerin gecikmeyada bütçe aşımlarını ölçümleyebilecek, proje yönetimi ile sağlanan faydayı gözlemleyebilecektir.

PYO, Proje Yönetiminin şirket içindeki savunucusu olacaktır. Proje Yönetiminin sağlayacağı değeri ilgili birimlere pazarlama veonları eğitme misyonu olacaktır.

Projeler büyüdükçe yada arttıkça başarılı olmak için Proje Yönetimine olan ihtiyaç artmaktadır. Ve eğer iyi bir proje yönetimi uygulanırsa;

• İş tamamlanma süreçlerinin ve maliyetlerinde düşüş
• Proje teslimatlarında kalite artışı
• Proje ile ilgili durumların, bütçe, kapsam ve risklerin erkenden fark edilmesi
• Elde edilen bilginin gelecekteki projelerde tekrar kullanılabilmesi
• Proje tahminlerinin kesinleşmesi
• Proje Yönetiminin ilgili taraflarca daha iyi kavranılması ve benimsenmesi
• İnsan ve kaynak yönetiminin gelişmesi
• Yeni projelere aha hızlı başlanabilmesi

ekleyen Gökhan Çıngay