Yazar : Savaş Şakar

Çoğu zaman projelerimize adam bulmakta zorlanırız. Ya zaten işleri başlarından aşkındır ya yöneticilerinin sizinle çalışacak olan tüm potansiyel elemanlara verecekleri işleri her zaman vardır. Siz bu yüzen iyi eleman bulamaz ve sorumluluğunuzdaki projeyi düşe kalka gerçekleştirmeye çalışırsınız.

Zamanla üstlendiğiniz projelere diğer birimlerin yeterince destek vermediklerini yada iyi elemanlarını vermeyeceklerini, verseler de o elemanların sizin projenizle istediğiniz gibi meşgul olmayacaklarını düşünmeye başlarsınız. Fakat her halukarda bu kaynaklarla elinizdeki projeyi başarıyla tamamlamak için uğraşırsınız.

Yukarıdaki paragrafı hem verdiğim eğitimlerde defalarca tekrarladım hem de duydum. Bu yaklaşım kişileri kurum içinde bir çok işine uygun gizli kaynak olduğuna fakat görünmeyen bir gücün ya da kişinin bu kaynakları kendisinden uzaklaştırdığına ilişkin paranoyak bir düşünceye dönüşür. Proje yöneticisi şirket içinde bir kumpasta kaldığını düşünerek, komplo teorilerini düşünmeye ve bir süre sonrada kendini onlara inandırmaya başlar.

İşte bu noktada size kaynak ayırmayan birimler “kaynak oburluğu” yaparak kendi işlerinin önceliğini birinci sıraya yükseltmekte, o anda gereksiz bile olsa gerekli kaynakları size aktarmamaktadırlar. Bir de sizin gibi diğer projelerin yöneticileri kendi projelerinin en önemli ve öncelikli olduğunu düşündükleri için ellerindeki kaynakları tutmaya ve paylaşmamaya çalışırlar. Buna “proje kaynağı oburluğu” diyebiliriz.

Eğer organizasyonda projelerde kaynak kullanımı konusunda bir politika ya da portföy yönetimi gibi uzmanlaşma sağlanamamışsa proje yöneticisi “oburlukla” karşılaşmak zorunda kalacaktır. Eğer organizasyon ilgili politikalara sahipse kaynak paylaşımı, kullanımı en etkin ve verimli şekilde kullanılabilecektir.

Unutulmaması gereken en önemli konulardan birisi bir projeye atanan her kaynağın çok önemli olduğudur. Ayrıca proje yöneticileri ellerindeki kaynakları diğer projelerle paylaşmanın kolay olmayacağını bilmelidirler. Fakat kaynak paylaşımı, kullanımı ve yönetiminin çok önemli olduğunun bilincinde olmalıdırlar. Başarılı proje yönetiminin anahtarı kaynak paylaşımıdır.

Kaynaklar önemli olduğu kadar organizasyonunda değerleridir. Bu noktada kaynak oburluğu kurumun değerlerinin israfı ve zarar etmesi anlamına gelecektir.

Ne yapacağız?

Proje yöneticisinin elindeki kaynakları en etkin ve verimli şekilde kullanma konusunda bilinçli olması gerekir. ” Bunu nasıl yapacaklar ? ” derseniz şöyle söyleyebilirim; ellerindeki, kaynakların rol ve sorumluluklarını, hangi işi nerede ve ne zaman yapacakları konusunda iyi bir plan yaparlarsa nerede ihtiyaçları olup olmadığını çok net görecek, kaynak kullanımını kontrolleri altına alıp yönetebileceklerdir.

Proje Portföy Yönetimi ve Kaynak Yönetimi teknikleri kaynak konusundaki çatışmaları azaltmak açısından firma tarafından kullanılmalıdır. Eğer kurum bu iki tekniği bir arada kullanabilirse işte o noktada mevcut kaynakların en efektif kullanımını sağlayabilecektir. Ayrıca kaynakları iyi bir şekilde izlemek onların oburların elinde kalmasını engelleyecektir.

Ek olarak mutlaka söylenmesi gereken diğer şey ise, proje yöneticilerinin fonksiyonel yöneticilerle kuracakları iletişimin ve sempatik kanalın önemidir. Çünkü aynı gemiyi yüzdürmeye çalışan iki yöneticinin birbirine yakın ve kaynak paylaşımı konusundaki becerileri çok önemlidir.

ekleyen Gökhan Çıngay