Proje yönetimi metodolojisinde kabul edilen standartları ve uygulamaları kullanarak projelerinizin hedeflerine ulaşmasına yardımcı olmak üzere Microsoft Office Project 2003 içindeki “Proje Haritası” özelliğini kullanabilirsiniz.

Proje Haritası üç aşamadan oluşur:

1. Plan oluşturma,
2. Proje izleme ve yönetme ve
3. Projeyi kapatma.

Somut hedefleri içeren etkinlik alanlarını görmek için bu aşamaların ayrıntılarına girin. Tüm bu aşamalardaki etkinlik alanlarını ve hedefleri inceleyerek, bu yol gösterici harita yardımıyla proje yönetimi konusunda bilgilenin.

Plan oluşturma

Proje tanımlama

Projeyi oluşturmadan önce projenin tam olarak ne olduğuna, kapsamına (kapsam: Tüm proje hedefleri ve görevlerinin bileşimi ve bunları gerçekleştirmek için gereken çalışma.) ve projeyle elde etmek istediklerinize karar vermeniz gerekir.

Hedef	Açıklama
Proje başlatma	Uzun bir zamana yayılan veya çok kişinin dahil olduğu projelerin planlama aşaması sırasında projedeki amaçları, varsayımları ve sınırlamaları tanımlamak önemlidir.
Proje dosyasını başlatma	Başlangıç planlamasından sonra proje dosyanızı oluşturabilir ve taslak proje verilerinizi girip planlama belgelerinizi dosyaya ekleyebilirsiniz.
Proje teslim öğelerini tanımlama	Projenin amaçlarını belirledikten sonra, bu amaçları karşılayan fiili ürün veya hizmeti tanımlarsınız.

Proje etkinliklerini planlama

Projenizi tanımladıktan sonra başarılı olmasından emin olmak üzere içerdiği temel etkinlikleri incelemelisiniz. Proje yöneticisi projeyi oluştururken çalışmanın kapsamını tümüyle dikkate almadığından pek çok proje başarısızlıkla sonuçlanmıştır.

Hedef	Açıklama
Aşamaları ve görevleri tanımlama	Projenizdeki çalışmayı belirledikten sonra kilometre taşları, aşamalar ve görevlerle bu çalışmayı düzenleyebilir ve proje planına girebilirsiniz.
Proje düzenlemesini gösterme	Görevlerin anahattını oluşturduktan sonra yerleşik veya özelleştirilmiş çalışma çözümleme yapısı (ÇÇY) kodlarını veya anahat kodlarını kullanarak da projenizin yapısını gösterebilirsiniz.
Görev sürelerini tahmin etme	İstenen başlangıç ve bitiş tarihleri yerine görev sürelerini girerek Project’in sizin için zamanlama oluşturmasını sağlayabilirsiniz.
Proje görevlerini zamanlama	Görev sürelerini girdikten sonra, bu görevlerin birbiriyle ilişkileri ve belirli günlerle bağlantıları tanımlanır.
Projeleri birbiriyle ilişkilendirme	Farklı projelerdeki görevler arasında görev bağımlılıkları oluşturarak, bir projedeki değişikliklerin ve etkinliklerin diğer projeler üzerindeki etkisini değerlendirebilirsiniz.

Kaynakları planlama ve temin etme

Proje planlama işleminin bu noktasında proje kapsamını tanımlamış, görev listesini ayarlamış ve tahmini görev sürelerini belirlemiş durumdasınız.

Hedef	Açıklama
Kaynak gereksinimlerini tahmin etme	Proje görevlerinizi ayarladıktan sonra, şimdi artık ön tahminleri yapmaya, gereksinimleri belirlemeye ve proje görevlerini yürütecek kaynakları sağlamak üzere personel atama ve temin etme işlemlerini başlatmaya hazır durumdasınız.
Kaynak bilgilerini girme ve çalışma saatlerini ayarlama	Proje planlama işleminin bu aşamasında, tüm kaynaklar tanımlanmış, onaylanmış ve temin edilmiş durumdadır. Ekibinizde kimlerin olduğunu ve proje hedeflerine ulaşmak için hangi araç ve malzemelere sahip olduğunuzu biliyorsunuzdur.
Projeler arasında kaynak paylaştırma	Aynı kişlerin, malzemelerin veya araçların kullanılacağı projeler arasında kaynak bilgilerini ve atamalarını yönetmek açısından kaynak paylaştırma yararlıdır.
Görevlere kaynak atama	Bu kaynak bilgileri projeye girilmiştir, şimdi projedeki çalışma olarak ayarladığınız belirli görevlere kaynak atayabilirsiniz.

Proje maliyetlerini planlama

Projede maliyet oluşturan kısımlar anlaşılmazsa, proje hızla başarısız olup kazançsız duruma geçebilir. Maliyetleri projeyi yürütmek için gereken kaynaklar oluşturur; bu kaynaklar çalışmayı gerçekleştiren kişi ve araçlar ile çalışmanın tamamlanması için kullanılan malzemeleri kapsar.

Hedef	Açıklama
Maliyetleri tahmin etme	Maliyet tahmini, proje etkinliklerini tamamlamak için gereken kaynak ve/veya görevlere ilişkin yaklaşık maliyetleri belirleme işlemidir.
Maliyet bilgilerini tanımlama ve paylaştırma	Tüm maliyetler girildiğinde, planı izlemeye ve yönetmeye başlamadan önce bu maliyetleri bütçe (veya temel plan) olarak kaydetmek isteyebilirsiniz. Bu noktada, bütçe kararlarıyla ilgili önemli notlar eklemek, bütçe bilgilerini diğer kişilerle paylaşmak veya şirketinizin kullandığı başka programlara (finans sistemi gibi) aktarmak isteyebilirsiniz.
Maliyet yönetimine hazırlık yapma	Maliyetleri oluşturduktan sonra, projenin belirlenen bütçe içinde kaldığından emin olmak için gereken izleme ve yönetme hazırlıklarını yapabilirsiniz. Mali yıl başlangıcını belirtebilir, hesaplama seçeneklerini denetleyebilir ve maliyetlerin ne zaman ödenebilir olacağını belirleyebilirsiniz.

Kalite ve risklere yönelik planlama

Kalite, müşterilerinizi ve kullanıcılarınızı doğrudan etkileyen temel bir konudur. Risk yönetimi planı olmazsa projeniz beklenmeyen şekillerde zarar görebilir.

Hedef	Açıklama
Kalite planlaması	Proje başlamadan önce tüm proje gereksinimlerinizi karşılamak üzere uymanız gereken kalite standartlarını belirleyin.
Risk tanımlaması ve planlaması	Proje başlamadan önce nerelerde sorun oluşabileceğini öngörmeye ve bu sorunlara nasıl yanıt vereceğinizi planlamaya çalışmalısınız.

İletişim ve güvenlik planlaması

İyi işbirliği içinde olan bir ekip oluşturmanın en temel noktaları, iletişim ve iletişimi çevreleyen güvenliktir.

Hedef	Açıklama
Proje bilgileri ile ilgili iletişim sağlama yöntemlerini belirleme	Proje ekibiyle iletişim kurmak ve proje süresince projenin güncelliğini sağlamak amacıyla bir yöntem belirleyin.
Proje bilgilerini korumak için yardım sağlama	Project ve Microsoft Office Project Server 2003, proje bilgilerinizi yetkisiz erişimlerden korumanıza yardımcı olmak için temel güvenlik özellikleri sunar.

Proje planını en iyi duruma getirme

Projeniz başladıktan sonra, işlerin nasıl gittiğini izlemek ve görev, kaynak veya maliyetleri daha iyi ayarlamak gerekebilir.

Hedef	Açıklama
Bitiş tarihine uygun şekilde proje planını en iyi duruma getirme	Proje planınızı oluşturduktan sonra, zamanlanan bitiş tarihine uyduğundan emin olmak üzere planı inceleyebilir ve ayrıntılı ayar yapabilirsiniz.
Proje planını kaynaklar için en iyi duruma getirme	Proje planınızı oluşturduktan sonra, iş yüklerini en iyi duruma getirmek için ayırdığınız kaynakları gözden geçirin.
Bütçeye uygun şekilde proje planını en iyi duruma getirme	Bütçenizin içinde kaldığından emin olmak üzere tamamlanan proje planınızdaki planlanan maliyetleri gözden geçirin.

Proje planını dağıtma

Çevrimiçi veya yazılı görünüm ve raporlara erişmelerini sağlayarak hissedarları ve ekip üyelerini proje ilerleme bilgileri konusunda güncel tutun.

Hedef	Açıklama
Proje bilgilerini yazılı biçimde dağıtma	Başlangıç zamanlamanızı bitirdikten sonra en yeni proje bilgilerinin yazılı kopyalarını hissedarlara veya ekip üyelerine dağıtmak isteyebilirsiniz.
Proje bilgilerini çevrimiçi dağıtma	En yeni proje bilgilerini hissedarlara ve ekip üyelerine elektronik ortamda da dağıtabilirsiniz.

Proje izleme ve yönetme

İlerlemeyi izleme

Projenizin ilerlemesini izlemeden önce neyi izleyeceğinizi ve izleme yönteminizi seçin.

Hedef	Açıklama
Projeyi izlemeye ayarlama	Her ne kadar Project izleme işlemini kolaylaştırsa da, proje ilerlemesini izleyebilmek için gerçekleştirilmesi gereken birkaç adım vardır.
İlerlemeyi kaydetme ve güncelleştirmeleri yanıtlama	İzlemek istediğiniz öğeleri ve izleme yöntemini seçtikten sonra bu öğeleri izlemeye başlayabilirsiniz.

Zamanlamayı yönetme

Sorunları belirleyerek, zamanlamayı ayrıntılandırarak ve projenin ilerleme bilgilerini hissedarlara ve ekip üyelerine raporlayarak projenizi yönetin.

Hedef	Açıklama
Zamanlama sorunlarını belirleme	Görevlerin fiili ilerlemesini izlerken sorunları veya görev zamanlamaları ile ilgili olası sorunları belirlemek için zamanlamanızı gözden geçirebilirsiniz.
Görevleri, aşamaları veya projeyi zamanlamasına geri döndürme	Zamanlamanızda sorun olduğunu belirlerseniz, proje zamanlamanızı yönetmek için çeşitli stratejiler kullanabilirsiniz.
Proje bilgilerini yazılı biçimde dağıtma	Görev, kaynak veya atamalarda değişiklik yaptıysanız, en yeni proje bilgilerinin yazılı kopyalarını hissedarlara veya ekip üyelerine dağıtabilirsiniz.
Proje bilgilerini çevrimiçi dağıtma	Görev, kaynak veya atamalarda değişiklik yaptıysanız, en yeni proje bilgilerinin çevrimiçi sürümlerini de hissedarlara veya ekip üyelerine dağıtabilirsiniz.

Kaynakları yönetme

İlerlemelerini izleyerek kaynaklarınızı yönetin, yükleme sorunlarını belirleyip çözümleyin, paylaşılan kaynakları yönetin ve proje ilerleme bilgilerini hissedarlara ve ekip üyelerine raporlayın.

Hedef	Açıklama
Kaynak ilerleme durumunu izleme	Projedeki kaynakların çalışmalarının ilerlemesini ölçmenin en etkin yolu, iş yüklerini dengelemek ve görevlerdeki ilerlemelerini izlemektir.
Kaynak yükleme sorunlarını belirleme	Atamalar, fazla yükleme ve az yükleme durumları, kaynak maliyetleri gibi kaynak bilgileri ile planlanan ve fiili çalışma arasındaki farkı gözden geçirerek istediğiniz sonuçları almanızı sağlamak üzere, kaynakların görevlere en iyi şekilde atandığını doğrulayabilirsiniz.
Kaynak yükleme sorunlarını çözme	Kaynaklardan en iyi performansı ve sonuçları almak amacıyla fazla yükleme ve az yükleme durumlarını düzeltmek için iş yüklerini yönetmeniz gerekir.
Paylaşılan kaynakları yönetme	Kaynak havuzu olan projeler arasında kaynak paylaşımı ayarladıktan sonra, paylaşılan kaynak bilgilerini güncelleştirin ve gözden geçirin.
Proje bilgilerini yazılı biçimde dağıtma	Kaynaklar projedeki çalışmalarını bitirdikçe, en güncel proje bilgilerinin yazılı kopyalarını hissedarlara veya ekip üyelerine dağıtabilirsiniz.
Proje bilgilerini çevrimiçi dağıtma	Kaynakların çalışmaları ilerledikçe, en güncel proje bilgilerini içeren çevrimiçi sürümleri de hissedarlara ve ekip üyelerine dağıtabilirsiniz.

Maliyetleri yönetme

Maliyetleri, bütçenizin içinde kalmalarını sağlayarak yönetirsiniz. Maliyetler projeyi yürütmek için gereken bütün kaynaklardır, çalışmayı gerçekleştiren kişi ve araçlar ile çalışmanın tamamlanması için kullanılan malzemeleri de içerir.

Hedef	Açıklama
Maliyet sorunlarını belirleme	Zaman içinde oluşan maliyet toplamlarını ve maliyet farklarını gözden geçirerek maliyet sorunlarını belirleyin, böylece gereken yerlerde ayarlamalar yapabilirsiniz.
Maliyetleri bütçe içinde tutma	Maliyetleri bütçe içinde tutmak için zaman içinde oluşan maliyet farklarını gözden geçirmek isteyebilirsiniz, böylece gereken yerlerde ayarlamalar yapabilirsiniz.

Kapsamı yönetme

Projenin kapsamı, sağlanacak ürün veya hizmetlerden ve gereken çalışmadan oluşur. Projeniz ilerledikçe bazı ürün ve hizmet bölümlerinin ayarlanması veya çıkarılması gerektiğini farkedebilirsiniz.

Hedef	Açıklama
Kapsamdaki değişiklikleri yanıtlama	Projeniz başladıktan sonra, bütçenize veya zamanlamanıza uyması için kapsamı genişletmeniz veya daraltmanız gerebilir.
Proje bilgilerini yazılı biçimde dağıtma	Proje kapsamı değişirse ve değişen görev, kaynak veya atamalarınız varsa, en güncel proje bilgilerinin yazılı kopyalarını dağıtmak isteyebilirsiniz.
Proje bilgilerini çevrimiçi dağıtma	En güncel proje bilgilerinin çevrimiçi sürümlerini de dağıtabilirsiniz.

Riskleri yönetme

Riskleri öngörerek ve risk olaylarını yanıtlayarak olası sorunlu noktaları belirleyin ve proje ilerleme durumunu hissedarlara ve ekip üyelerine raporlayın.

Hedef	Açıklama
Yeni riskleri belirleme	Proje başladıktan sonra öngörülmesi zor olan olaylar, yönetmeniz gereken yeni riskler oluşturabilir.
Risk olaylarını yanıtlama	Proje sırasında yeni riskler belirlerseniz, bu riskleri yanıtlamanız gerekir.
Proje bilgilerini yazılı biçimde dağıtma	Riskleri yanıtlamak üzere görev, kaynak veya atamalarda değişiklik yaptıysanız, en güncel proje bilgilerinin yazılı kopyalarını hissedarlara veya ekip üyelerine dağıtmak isteyebilirsiniz.
Proje bilgilerini çevrimiçi dağıtma	Yazılı kopyaları dağıtmak yerine, en güncel proje bilgilerini hissedar veya ekip üyelerinin çevrimiçi kullanımına açabilirsiniz.

Proje durumunu raporlama

Bilgileri çevrimiçi veya yazılı görünüm ve raporlar şeklinde sunarak, hissedarları ve ekip üyelerini proje ilerlemesi konusunda bilgilendirin.

Hedef	Açıklama
Proje durumunu yazılı biçimde raporlama	Proje durumu hakkındaki bilgilerin yazılı kopyalarını hissedarlara veya ekip üyelerine dağıtabilirsiniz.
Proje durumunu çevrimiçi raporlama	Bilgileri, hissedarlara veya ekip üyelerine düzenli aralıklarla veya gerektiği zamanlarda çevrimiçi olarak sağlayabilirsiniz.

Projeyi kapatma

Son proje bilgilerini gözden geçirme

Projenin bitişi, hissedarların ve ekip üyelerinin bir araya gelerek doğru ve yanlış giden noktaları çözümlemeleri, en son çevrimiçi veya yazılı görünüm ve raporların oluşturulması için iyi bir zamandır.

Hedef	Açıklama
Son proje bilgilerini gözden geçirme	Projenin bitişi, proje bilgilerini bir araya getirmek ve kaydetmek, bu bilgileri hissedar ve ekip üyeleriyle paylaşmak için iyi bir fırsattır.
Proje bilgilerini çevrimiçi dağıtma	Riskleri yanıtlamak üzere görev, kaynak veya atamalarda değişiklik yaptıysanız, en güncel proje bilgilerini hissedarlara veya ekip üyelerine çevirimiçi olarak sağlamak isteyebilirsiniz.
Proje bilgilerini yazılı biçimde dağıtma	Proje verilerini çevrimiçi olarak sağlamak yerine, en yeni proje bilgilerinin yazılı kopyalarını hissedarlara veya ekip üyelerine dağıtmak isteyebilirsiniz.

ekleyen Gökhan Çıngay