Çalıştığınız sektör, sahip olduğunuz deneyim veya projenizin farklı özellikleri olması proje mantığında fark etmez. Her projenin özünde zaman, para ve kapsam (kapsam: Tüm proje hedefleri ve görevlerinin bileşimi ve bunları gerçekleştirmek için gereken çalışma.) üçlüsü yer alır. Bunlar, Projenizi planladığınız gibi yürütmek için her gün mücadele ettiğiniz etmenlerdir.

Proje üçgeni nedir?

• Üçgenin sıkışan kenarı hangisidir?
• Projeyi zamanlamama en uygun hale nasıl getiririm?
• Projeyi bütçeme en uygun hale nasıl getiririm?
• Projeyi kapsam gereksinimlerime en uygun hale nasıl getiririm?
• Proje üçgeninde kalite ne ifade eder?
• Proje üçgeni nedir?

Zaman, para ve projenizin gerçekleştirdikleri sınırsız olsaydı, proje yönetimine gerek duymazdınız. Ne yazık ki, çoğu projede belirli bir zaman sınırlaması, sınırlı bir bütçe (bütçe: Temel planınızla birlikte Project’te oluşturduğunuz projenin tahmini maliyeti.) ve kapsam vardır.

Proje üçgeni, bu öğelerin (zamanlama (zamanlama: Projedeki görevlerin zamanlaması ve sıralaması. Zamanlama temel olarak görevler, görev bağımlılıkları, süreler, sınırlamalar ve zamanla ilgili proje bilgilerinden oluşur.), para ve kapsam) birleşimidir. Proje üçgenini anlamak, denge kurmanız gerektiğinde daha iyi seçimler yapmanıza olanak sağlar.

Proje Üçgeni

Üçgenin bir kenarını değiştirdiğinizde, diğer iki kenarı etkilenir.

Örneğin, aşağıdakileri yapmak için proje planını (plan: Görev başlangıç ve bitiş tarihleri ile kaynak ve maliyet verilerinin zamanlanması. Temel plan, başlangıçta kaydettiğiniz ve ilerlemeyi izlemek için kullandığınız özgün plandır. Geçici plan ise, proje sırasında diğer geçici planlarla karşılaştırmak için kaydettiğiniz tarihler kümesidir.) ayarlamaya karar verirseniz:

• Zamanlanan bitiş tarihini (bitiş tarihi: Görevin tamamlanmak üzere zamanlandığı tarih. Bu tarih görevin başlangıç tarihi, süresi, takvimleri, ardıl tarihleri, görev bağımlılıkları ve sınırlamalarını temel alır.) yakınlaştırırsanız, artan maliyetler (maliyet: Görev, kaynak veya atama ya da tüm projenin zamanlanan toplam maliyeti. Bazen geçerli maliyet de denir. Project’te temel maliyetlere genellikle “bütçe” denir.) ve azalan kapsamla sonuçlanabilir.
• Proje bütçesini karşılarsanız, sonuç daha uzun bir zamanlama ve azalan bir kapsam olabilir.
• Kapsamı artırırsanız, çalışanlar gibi kaynaklar (kaynak: Projedeki görevleri tamamlamak için kullanılan kişi, araç ve malzeme.) açısından projeniz daha uzun sürebilir veya daha pahalıya mal olabilir.

Planınızda yapılan değişiklikler, belirli özel koşullara ve projenizin yapısına bağlı olarak, proje üçgenini farklı şekillerde etkileyebilir. Örneğin, bazı durumlarda zamanlamanızı kısaltmak maliyetleri artırabilir. Başka bazı durumlarda da maliyetleri azaltabilir.

Proje üçgeni açısından kaynaklar maliyet öğesi olarak ele alınır. Buna göre, kaynakları daha fazla veya az çalışmaya uyacak ya da kullanılabilirliklerini yansıtacak şekilde ayarlarsanız, maliyetleriniz artar veya azalır. Bu maliyetler kaynak fiyatlarına (ödeme fiyatı: Saat başına kaynak maliyeti. Project iki tür ödeme fiyatı içerir: standart fiyat ve fazla mesai fiyatı.) bağlıdır.

Kaynaklarda ayarlama yaptıkça, zamanlamanızın da değiştiğini görebilirsiniz. Örneğin, bir dizi kaynak fazla yüklenmişse (fazla yükleme: Kaynağa kullanılabilen çalışma zamanında gerçekleştirebileceğinden daha çok görev atanmasının sonucudur.) ve projeyi seviyelendirirseniz (seviyelendirme: Belirli görevleri geciktirerek ya da bölerek, kaynak çakışmalarını veya fazla yüklemeleri çözme. Project bir kaynağı seviyelendirdiğinde, seçili atamaları dağıtılır ve yeniden zamanlanır.), zamanlama şimdi bölünmüş görevler (bölünen görev: Zamanlaması kesilen görev. Örneğin, kesintisiz çalışma gerektirmeyen iki günlük bir görev, ilk çalışma günü Pazartesi ve ikinci çalışma günü de Perşembe olarak zamanlanarak bölünebilir.) ve gecikmeler (gecikme: Görevin zamanlanan başlangıcı ile görevdeki çalışmanın fiili olarak başladığı zaman arasındaki süre; genellikle fazladan kaynak ayrılmasını çözmek için kullanılır. İki tür gecikme vardır: atama gecikmesi ve seviyelendirme gecikmesi.) içerebilir, bu da bitiş tarihini uzatır.

Üçgenin sıkışan kenarı hangisidir?

“Sıkışan kenar” mı dediniz? Evet doğru. Çoğu projede en az bir kenar sıkışır; siz de bunu değiştiremediğiniz için sıkışıklık yaşıyorsunuz demektir. Bazı projelerde, sıkışan bütçedir. Nedeni ne olursa olsun, proje için daha fazla para alamazsınız. Bazılarında ise, sıkışan zamanlamadır, yani tarihler değiştirilememektedir. Veya kapsamdır, yani projedeki çıktılar değiştirilememektedir.

İşin sırrı, “sıkışmayı” veya proje üçgeninin sabit kenarlarını bulmaktır. Bu size, sorun çıkarsa neyi değiştirebileceğinizi veya nerede ayarlayabileceğinizi gösterir. Sorunu ifade olarak ortaya koymak, üçgenin hangi kenarında sorun olduğunu bulmanıza yardımcı olabilir.

Üçgeninizin hangi kenarının değiştirilemediğini bilmek, nereyi ayarlayacağınızı bilmenizi sağlayabilir. Böylece en uygun ayarlamayı yapmaya başlarsınız:

• Önce, üç öğenin hangisinin sabit olduğuna karar verin. Bu genellikle, projenizin başarısı için en önemli olan öğedir (zamanında bitirme, bütçeyi aşmama veya üzerinde anlaşılan kapsam).
• Sonra, geçerli sorunun hangi kenarda ortaya çıktığını belirleyin. Bunu yaptıktan sonra, projenizi yeniden yoluna koymak için hangi öğelerle çalışmanız gerektiğini bilirsiniz.

Sorunlu kenar ve sabit kenar aynıysa, üzerinde çalışmanız gereken iki kenar kalmıştır. Örneğin, projenizin zamanında bitmesi gerekiyorsa ve sorun projenin çok uzamasıysa, projeyi yeniden yoluna koymak için kaynakları veya kapsamı ayarlayabilirsiniz.

Sorunlu kenar sabit kenardan farklıysa, kalan kenarı ayarlayarak en iyi duruma getirmek istersiniz. Örneğin, projenizin zamanında bitmesi gerekiyorsa ve kapsamı genişlemişse, üzerinde çalışacağınız, örneğin kaynak ekleyeceğiniz tek kenar maliyet kenarıdır.

Zaman, para ve kapsam üçgeninin bir kenarını ayarladığınızda diğer iki kenarın da bundan etkileneceğini unutmayın. Bu etkilenme, projenizin yapısına bağlı olarak olumlu veya olumsuz yönde olabilir.

Not :  Proje planınızı ayarladıktan sonra, içinde işlemeyen veya kabul edilemeyecek durum kalmadığından emin olmak için diğer iki öğeyi yeniden denetleyin. Örneğin, maliyetleri düzeltmek için planınızda ayarlama yaptıysanız, bitiş tarihinizin hala kabul edilebilir bir tarih olup olmadığını denetleyin.

ekleyen Gökhan Çıngay