Projeyi zamanlamama en uygun hale nasıl getiririm?

Zamanlamanızı çözümledikten sonra, projenin son tarihine uymadığını görebilirsiniz. Zamanlamanızın uzunluğunu ayarlamanın birkaç yolu vardır. Seçeceğiniz yöntemler, projenizde bir bütün olarak yer alan, bütçe, kaynak kullanılabilirliği (kullanılabilirlik: Atanan çalışma için kaynak zamanının ne zaman ve ne ölçüde zamanlanabileceğini gösterir. Kullanılabilirlik; proje ve kaynak takvimleri, kaynak başlangıç ve bitiş tarihleri veya kaynağın çalışmada kullanılabilme düzeyi tarafından belirlenir.), kapsam gibi sınırlamalara ve görevlerin esnekliğine göre değişir.

Zamanlamayı kısaltmanın en etkili yolu, kritik yolda (kritik yol: Projenin zamanında bitmesi için zamanlamaya uygun olarak tamamlanması gereken görevlerdir. Kritik yoldaki her görev kritik görevdir.) yer alan görevleri değiştirmektir. Kritik yol, içerdiği son görevin proje bitiş tarihinde bittiği, birbirine bağımlı görevlerden oluşan bir gruptur. Bu gruptaki görevlerden herhangi biri taşınırsa, proje bitiş tarihi de değişir. Kritik yolda bulunmayan görevlerde değişiklik yapmak zamanlamayı etkilemeyebilir. Şunları yapabilirsiniz:

• Görevlerin sürelerini (süre: Görevi tamamlamak için gereken toplam etkin çalışma zamanı yayılımı. Bu genellikle proje ve kaynak takvimlerinde belirtildiği şekilde, görevin başlangıcından bitişine kadar olan çalışma süresidir.) (genellikle daraltılmış bir kapsam veya artırılmış/daha etkili kaynakların yansıması) kısaltabilirsiniz.
• Görevleri, üzerinde aynı anda çalışılabilecek şekilde birbiriyle örtüşmesini sağlayabilirsiniz.
• Bitiş tarihine uymak amacıyla görev kaldırabilirsiniz (genellikle daraltılmış kapsamın yansıması).
• Ek kaynak atayabilirsiniz.
• Atanan çalışma miktarını azaltabilirsiniz (genellikle daraltılmış kapsam veya daha etkili kaynakların yansıması).

Zamanlamada ayarlama yaptıkça, maliyetleriniz artabilir, kaynaklar fazla yüklenebilir ve kapsam değişebilir. Örneğin, kritik yoldaki görevlerin sürelerini kısaltırsanız, proje büyük bir olasılıkla daha erken bitecektir, ancak bu görevlerin kapsamı ve sonuçta tüm proje kapsamı daraltılır. Veya daha çabuk tamamlanmalarını sağlamak için kritik yoldaki görevlere ek kaynaklar atarsanız, bu kaynakların fazla yüklenmesine neden olabilir ve fazla mesai (fazla mesai: Atanan kaynağın normal çalışma saatlerinin dışına taşacak şekilde zamanlanan ve fazla mesai fiyatından gider olarak kaydedilen atamayla ilgili çalışma miktarı. Fazla mesai, atamada fazla mesai olarak belirtilen çalışma miktarını belirtir.) ödemek zorunda kalabilirsiniz, bu da maliyetleri artırır.

Projeyi bütçeme en uygun hale nasıl getiririm?

Oluşturduğunuz Project planının bütçenizi aştığını fark edebilirsiniz. Proje maliyetleri öncelikle, projedeki görevlere atanan kaynaklardan etkilenir: Kişi, donanım ve malzemelerin fiyat tabanlı maliyetleri ve sabit maliyetleri (sabit maliyet: Görev süresinden veya kaynak tarafından gerçekleştirilen çalışmadan bağımsız olarak sabit kalan görev maliyetleri.). Bu nedenle, maliyetleri azaltmak için proje kapsamını, daha az görev içeren ve daha az kaynak gerektiren görevlerin süreleri kısalacak şekilde daraltabilirsiniz.

Kapsamı daraltmak istemezseniz fiyat, ücret ve fazla mesai ayarlarınızın doğru olduğundan emin olmak için kaynaklarda ayarlamalar yapabilirsiniz. Atanan kaynakların iş için en iyileri olduğunu doğrulayabilirsiniz. Pahalı bir kaynağı daha hesaplı bir kaynakla değiştirebilir ve daha pahalı olan kaynağı da en verimli olabileceği yerde kullanabilirsiniz.

Planı bütçenize uydurmak için ayarlarken, bitiş tarihiniz uzayabilir veya proje kapsamı daralabilir. Örneğin, fazla yüklenmiş kaynak atanan görevlerden fazla mesaiyi kaldırırsanız, zamanlamanın bitiş tarihinden bir ay ileriye uzaması sonucuyla karşılaşabilirsiniz. Veya bütçeye uymak için kapsamı daraltırsanız, bitiş tarihinin daha önceye zamanlanması sonucuyla karşılaşabilirsiniz.

Projeyi kapsam gereksinimlerime en uygun hale nasıl getiririm?

Kapsamın dikkate alınması gereken iki yönü vardır; ürün kapsamı ve proje kapsamı:

• Ürün kapsamı, genellikle çok ayrıntılı olarak, projenin son ürünlerini tanımlar. Ürün kapsamına örnek olarak ürün teknik özellikleri veya ayrıntılı üretim bilgileri gösterilebilir. Proje yöneticisi olarak, ürün kapsamı üzerinde çok fazla denetiminiz olmayabilir.
• Proje kapsamı, kapsam ile tanımlanan ürünleri üretmek için yapılan tüm proje çalışmasını içerir. Proje yöneticisi olarak, normalde proje kapsamı üzerinde belirli düzeyde bir denetiminiz vardır. Örneğin, bazı ürünler için kod incelemelerini atlayabilirsiniz.

Kapsam ayarlamasını genellikle, bitiş tarihi veya bütçeye uyma konusunda sorunla karşılaştığınız zaman yaparsınız. Bitiş tarihine uymak veya veya maliyetleri azaltmak için kapsamı daraltabilirsiniz. Ayrıca, ek kaynaklarınız veya uygun bir bütçe artışı olduğunda kapsamı da genişletebilirsiniz.

Kapsamı değiştirmek genellikle, görevlerin sayısını veya sürelerini değiştirmeyi getirir. Kapsam kaliteyle (kalite: Ürün, işlem veya projedeki mükemmellik veya beklenen standartların derecesi.) yakından ilgilidir. Kapsamı genişlettiğinizde, daha yüksek kalitede oluşturma olanağı bulursunuz. Kapsamı daralttığınızda, kabul edilebilir kalite standartlarını düşürmeniz gerekebilir.

Kapsamı daraltırsanız, maliyetleriniz düşebilir ve bitiş tarihiniz daha yakına gelebilir. Kapsam eklerseniz, maliyetleriniz artabilir ve bitiş tarihiniz ileriye kayabilir. Örneğin, isteğe bağlı olan bir görev dizisini projeden çıkarırsanız, bu kadar çok kaynağa gereksiniminiz kalmayabilir ve bu da tasarruf sağlar. Veya bir dizi göreve daha fazla süre ekleyerek kapsamı genişletirseniz, kapsam değişikliklerinin kritik yoldaki görevlerin zamanlamasını etkilemesi ve bitiş tarihinin iki hafta ileri kayması sonucuyla karşılaşabilirsiniz.

Proje üçgeninde kalite ne ifade eder?

Kalite, proje üçgeninin merkezinde yer alır. Kalite, üçgenin her kenarını etkiler ve üçgenin herhangi bir kenarında yapacağınız herhangi bir değişiklik de kaliteyi etkileyebilir. Kalite üçgende bir etmen değil; zaman, para ve kapsam ile ilgili yaptıklarınızın bir sonucudur.
Kalite ile proje üçgeni

Örneğin, zamanlamanızda ek zamanınız varsa, görev ve süre ekleyerek kapsamı genişletme olanağınız olabilir. Bu ek süre ve kapsamla, projeye ve ürünlerine daha yüksek kalite kazandırabilirsiniz.

Veya bütçe kısıtlamaları nedeniyle maliyetleri azaltmanız gerekirse, görev çıkartarak veya görev sürelerini kısaltarak kapsamı daraltmak zorunda kalabilirsiniz. Daraltılmış kapsam ile, belirli bir kalite düzeyini yakalama olanağı azalabilir ve kalitenin düşmesi de maliyet kesintilerinden kaynaklanır.

ekleyen Gökhan Çıngay