Microsoft Office Project 2003′ün projeleri nasıl zamanladığını kavramak güç olabilir, ancak zamanlamanın temel yapısını anladıktan sonra, projelerinizle daha iyi ÅŸekilde çalışabilirsiniz. Project bir projeyi zamanlarken, projenin genel yapısı hakkında girmiÅŸ olduÄŸunuz bilgileri, projeyi tamamlamak için gereken bağımsız çalışma öğelerini (görevler) ve gerekirse, bunları tamamlamak için gereken kaynağı (kiÅŸi, donanım ve malzeme) kullanır.

Zamanlamanızı oluşturduktan sonra projenizle ilgili herhangi bir değişiklik olduğunda, görevleri veya kaynakları güncelleştirebilirsiniz, Project de zamanlamayı sizin için ayarlar.

• Project projeyi nasıl zamanlar?
• Proje baÅŸlangıç tarihi zamanlamayı nasıl etkiler?
• Zamanlamayı hesaplamak için varsayılan ayarlar nelerdir?
• Sınırlamalar zamanlamayı nasıl etkiler?
• Son tarihler zamanlamayı nasıl etkiler?
• Takvimler zamanlamayı nasıl etkiler?
• Kaynak atamaları zamanlamayı nasıl yönlendirir?
• Planlanan, zamanlanan ve gerçek tarihler arasında ne fark vardır?

Project bir projeyi nasıl zamanlar?

Her görev için süre , görev bağımlılıkları ve sınırlamaları girersiniz. Sonra da Project her görevin başlangıç tarihini ve bitiş tarihini hesaplar.

Her atamanın tamamlanmasından hangi kaynağın sorumlu olduğunu göstermek, kaç makinenin gerektiğini ve bir malzeme kaynağından ne kadar tüketileceğini hesaplamak için projenize kaynaklar girebilir ve bunları görevlere atayabilirsiniz.

Kaynak girdiğinizde, kaynak çalışmasına, birim sayısına ve takvime girilen çalışma saatine göre görev zamanlamaları daha ince ayarlanır.

Geri çekme ve öteleme zamanı, görev türleri, kaynak kullanılabilirliği ve kaynak yönlendirme gibi diğer öğeler de zamanlamayı etkileyebilir, dolayısıyla bu öğelerin etkisini anlamak, zamanlamanızı korumanıza ve gerektiğinde ayarlamanıza yardımcı olabilir.

Proje başlangıç tarihi zamanlamayı nasıl etkiler?

Proje için başlangıç tarihi girerseniz, Project varsayılan olarak görevleri, projenin başlangıç tarihinde başlayacak şekilde zamanlar ve projenin bitiş tarihini bitecek son görevi temel alarak hesaplar.

Görev bağımlılıkları, süreleri ve sınırlamaları gibi görevlerle ilgili daha fazla bilgi girildikçe, Project zamanlamayı görevler için daha kesin ve doğru tarihleri yansıtacak şekilde ayarlar.

1) Yeni bir proje oluştururken, önce projenin başlangıç tarihini girersiniz. Başlangıç tarihinden zamanlandıkları taktirde, tüm görevler, siz tersini belirtmedikçe proje başlangıç tarihinde başlar.

2) Görev bağımlılıkları ve sınırlamalar uygulanmadıkça, projenin süresi en uzun görevin süresiyle aynıdır. Başka bir deyişle, proje bitiş tarihi en uzun görevin bitiş tarihiyle aynıdır.

3) Birinci ve ikinci görevler arasındaki bitiş-başlangıç bağımlılığı gibi görev bağımlılıkları (burada görüldüğü gibi), projenin bitiş tarihini değiştirebilir.

Projelerin çoğunun başlangıç tarihinden başlayarak zamanlanması gerekir. Ancak, projenin belirli bir tarihte bitirilmesi gerekiyorsa, ne zaman başlaması gerektiğini belirlemek için bitiş tarihinden başlayarak zamanlamak yararlı olabilir. Projenin başlangıç tarihi üzerindeki etkisini görmek ve en iyi proje başlangıç tarihini belirlemek için çeşitli görev ve kaynak bilgilerini değiştirebilirsiniz.

Projeyi başlangıç tarihinden veya bitiş tarihinden zamanlamanız gerekir; hem başlangıç, hem de bitiş tarihinden başlayarak proje zamanlayamazsınız. Kullanmak istediğiniz tarihi (genellikle bir başlangıç tarihi) seçersiniz, Project de proje planına girmiş olduğunuz bilgileri temel alarak diğer tarihi (genellikle bitiş tarihi) sizin yerinize zamanlar.
Zamanlamayı hesaplamak için varsayılan ayarlar nelerdir?

Project görev sürelerini hesaplamak için Seçenekler iletişim kutusunun (Araçlar menüsü) Takvim sekmesindeki süre birimi tanımlarını temel alır. Project dışında kullandığınız aylık bir takvimde olduğu gibi, yıl Ocak ayından, hafta da Pazar veya Pazartesi gününden başlar.

Varsayılan olarak, Project’in süre birimleri hesaplamasında bir gün 8 saate, bir hafta 40 saate ve bir ay da 20 çalışma gününe eÅŸittir. Görevler için baÅŸlangıç ve bitiÅŸ tarihleri girer, ancak baÅŸlangıç ve bitiÅŸ saatleri girmezseniz, Project varsayılan baÅŸlangıç saati olarak 08:00 ve varsayılan bitiÅŸ tarihi olarak 17:00 deÄŸerlerini kullanır.

Sınırlamalar zamanlamayı nasıl etkiler?

Bir görevin başlangıç veya bitiş tarihini denetim altına almanız gerektiğinde, göreve sınırlama ekleyebilirsiniz. Esnek sınırlamalar görev bağımlılıklarıyla birlikte çalışarak, görev bağımlılıklarının izin verdiği ölçüde görevin erken veya geç gerçekleşmesini sağlar. Örneğin, En Erken (EE) sınırlaması ve bitiş-başlangıç bağımlılığı bulunan bir görev, öncül görev biter bitmez gerçekleşecek şekilde zamanlanır.

Orta derecede zamanlama esnekliÄŸine sahip sınırlamalar görevlerin, sizin seçtiÄŸiniz bir tarihten önce veya sonra baÅŸlamalarını ya da bitmelerini önler. ÖrneÄŸin, 15 Haziran tarihi için Ä°lk BaÅŸlatma Tarihi (Ä°BÅžT) sınırlaması ve baÅŸka bir görev ile bitiÅŸ-baÅŸlangıç bağımlılığı olan bir görev, öncülü 15 Haziran tarihinde biterse, 15 Haziran’da baÅŸlayabilir (veya öncül 15 Haziran tarihinden sonra biterse, görev daha geç baÅŸlayabilir), ancak bu görev 15 Haziran’dan önceye zamanlanamaz.

Sınırlama uygulamadan önce ve uyguladıktan sonra

1) Bu görevlere varsayılan bitiş-başlangıç görev bağımlılığı ve EE sınırlaması uygulanmış olarak, ardıl görev (ikinci olan), öncül görev (birinci olan) bitmek üzere zamanlandığında hemen başlamaya zamanlanır.

2) İBŞT sınırlaması uygulanmış olarak, ardıl görev (burada görüldüğü gibi) öncül görev sınırlama tarihinden önce tamamlanmış olsa bile, sınırlama tarihinden önce başlayamaz.

Esnek olmayan sınırlamalar tüm görev bağımlılıklarını geçersiz kılar ve görevleri belirttiğiniz tarihle sınırlar. Örneğin, 30 Eylül tarihi için Başlatılması Gereken Tarih (BŞGT) sınırlaması ve başka bir görevle bitiş-başlangıç bağımlılığı olan bir görev, öncülünün erken veya geç bitmesine bakılmaksızın her zaman 30 Eylül için zamanlanır.

Tarihle sınırlanan görevin, ardılın sınırlamada belirtilen tarihte başlayamayacağı kadar geç biten bir öncülü varsa, negatif Bolluk oluşabilir.

Not : Negatif bolluÄŸu olan sınırlamalı görevlerin sınırlama tarihleri yerine görev bağımlılıklarına göre zamanlanacağını belirtmek için Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklatın ve Zamanlama sekmesini tıklatın. Görevler her zaman sınırlama tarihlerine uyar onay kutusunu temizleyin.

Sınırlama Türü	Zamanlamaya Etkisi	Açıklama
En Erken (EE)	Esnek	Bu sınırlamayla Project, verilen diğer zamanlama parametreleriyle görevi olabildiğince erkene zamanlar. Göreve başka tarih sınırlaması koyulmaz. Bu, başlangıç tarihinden zamanlanan projelerde yeni oluşturulan görevler için varsayılan sınırlamadır.
En Geç (EG)	Esnek	Bu sınırlamayla Project, verilen diğer zamanlama parametreleriyle görevi olabildiğince geç zamanlar. Göreve başka tarih sınırlaması koyulmaz. Bu, bitiş tarihinden zamanlanan projelerde yeni oluşturulan görevler için varsayılan sınırlamadır.
Son Bitiş Tarihi (SBTT)	Orta	Bu sınırlama, bu görevin tamamlanmasını istediğiniz olası en geç tarihi gösterir. Belirtilen tarihte veya daha önce bitecek şekilde zamanlanabilir. Öncül görevler, SBTT sınırlamalı ardıl görevleri sınırlama tarihinin sonrasına kaydıramaz. Bitiş tarihinden zamanlanan projeler için bu sınırlama, görev için bitiş tarihi girdiğinizde uygulanır.
Son Başlatma Tarihi (SBŞT)	Orta	Bu sınırlama, görevin başlamasını istediğiniz olası en geç tarihi gösterir. Görev belirtilen tarihte veya daha önce başlayacak şekilde zamanlanabilir. Öncül görevler, SBŞT sınırlamalı ardıl görevleri sınırlama tarihinin sonrasına kaydıramaz. Bitiş tarihinden zamanlanan projeler için bu sınırlama, görev için başlangıç tarihi girdiğinizde uygulanır.
İlk Bitiş Tarihi (İBTT)	Orta	Bu sınırlama, bu görevin tamamlanmasını istediğiniz olası en erken tarihi gösterir. Görev belirtilen tarihten önce herhangi bir zamanda bitecek şekilde zamanlanamaz. Başlangıç tarihinden zamanlanan projeler için bu sınırlama, görev için bitiş tarihi girdiğinizde uygulanır.
İlk Başlatma Tarihi (İBŞT)	Orta	Bu sınırlama, bu görevin başlamasını istediğiniz olası en erken tarihi gösterir. Görev belirtilen tarihten önce herhangi bir zamanda başlayacak şekilde zamanlanamaz. Başlangıç tarihinden zamanlanan projeler için bu sınırlama, görev için başlangıç tarihi girdiğinizde uygulanır.
Başlatılması Gereken Tarih (BŞGT)	Esnek değil	Bu sınırlama, görevin başlamak üzere zamanlanması gereken tam tarihi gösterir. Bu gereklilik yerine getirilmedikçe, görev bağımlılıkları, geri çekme veya öteleme süresi, kaynak seviyelendirme ve gecikme gibi diğer zamanlama parametreleri görevi zamanlamayı etkileyemez.
Bitmesi Gereken Tarih (BTGT)	Esnek değil	Bu sınırlama, görevin tamamlanmak üzere zamanlanması gereken tam tarihi gösterir. Bu gereklilik yerine getirilmedikçe, görev bağımlılıkları, geri çekme veya öteleme süresi, kaynak seviyelendirme ve gecikme gibi diğer zamanlama parametreleri görevi zamanlamayı etkileyemez.

Son tarihler zamanlamayı nasıl etkiler?

Son tarihler genellikle görev zamanlamasını etkilemez. Son tarihler, öncül görevlerin değişmesi durumunda zamanlamayı etkileyecek bir görev sınırlaması ayarlamanız gerekmeksizin, kaçırmak istemediğiniz hedef tarihi göstermek için kullanılır. Son tarihi olan bir görev diğer görevler gibi zamanlanır, ancak görev son tarihinden sonra biterse, Project görevin son tarihi geçtiğini bildiren bir görev göstergesi görüntüler.

Son tarihler, görevlerdeki toplam bolluğu etkileyebilir. Görevin toplam bolluğunun sonundan önce bir son tarih girerseniz, toplam bolluk görevin geç bitiş tarihi yerine son tarih kullanılarak yeniden hesaplanır. Toplam bolluk sıfır olduğunda, görev kritik duruma gelir.

Tek tek görevlerin yanı sıra özet görevler için de son tarih ayarlayabilirsiniz. Özet görevin son tarihi, alt görevlerden herhangi biriyle çakışırsa, son tarih göstergesi alt görevler arasında geçirilen bir son tarih olduğunu gösterir.

Not : En Geç (EG) sınırlamalı bir göreve son tarih ayarlarsanız, son tarihler görevlerin zamanlanma şeklini etkileyebilir. Görev, son tarihte bitirilecek şekilde zamanlanır, ancak yine de öncülleri kayarsa görev son tarihinden sonra bitirilebilir.

Takvimler zamanlamayı nasıl etkiler?

Takvimler projenin standart çalışma saatlerini ve hafta sonu veya tatiller gibi çalışma dışı saatlerini belirler. Kaynak kullanılabilirliğini, görevlere atanan kaynakların ve görevlerin zamanlanma biçimlerini belirlemek için kullanılır. Görevleri zamanlamak için proje ve görev takvimleri kullanılır ve görevlere kaynak atanırsa, kaynak takvimleri de kullanılabilir.

Project’te ÅŸu takvimler kullanılır:

• Temel takvimler: Bunlar diÄŸer takvim türlerinin temelini oluÅŸturur. Bir temel takvimi proje takvimi olarak da seçebilir, görevlere görev takvimi olarak veya kaynak takvimi için varsayılan saatler olarak da uygulayabilirsiniz. Project Standart, 24 Saat ve Gece Vardiyası takvimleri olmak üzere üç temel takvim saÄŸlar. Kaynak takvimler, varsayılan olarak Standart takvimi temel alır. SaÄŸlanan temel takvimlerden herhangi birini kullanarak kendi temel takviminizi özelleÅŸtirebilirsiniz.
• Proje takvimleri : Bir bütün olarak proje için standart çalışma zamanlarını ve çalışma dışı zamanları bunlar ayarlar. Kaynak takvimleri veya görev takvimleri kullanılmıyorsa, görevler varsayılan olarak proje takvimindeki çalışma zamanı içinde zamanlanır.
• Kaynak takvimleri : Bunlar varsayılan olarak Standart takvimi temel alır. Kaynakların yalnızca çalışma için kullanılabildiklerinde zamanlanmalarını saÄŸlamak amacıyla, belirli kaynaklar veya kaynaklar kümesi için çalışma zamanını ve çalışma dışı zamanı deÄŸiÅŸtirebilirsiniz. Kaynak takviminde çalışma zamanını veya çalışma dışı zamanı deÄŸiÅŸtirdiyseniz ve kaynak bir göreve atandıysa, görev kaynak takvimindeki çalışma zamanı içinde zamanlanır.
• Görev takvimleri : Bunlar, proje takvimindeki çalışma zamanları dışında kalan görevlerin çalışma zamanlarını tanımlamak için kullanılabilir. Göreve bir görev takvimi atandığında ve göreve atanan kaynağın çalışma zamanı kaynak takvimindekinden farklıysa, görev iki takvimin ortak çalışma zamanına göre zamanlanır. Ancak, kaynak takvimlerini dikkate almayıp, görevi kaynağın çalışma dışı zamanına göre zamanlayacak bir görev seçeneÄŸi belirleyebilirsiniz.

Kaynak atamaları zamanlamayı nasıl yönlendirir?

Projenizdeki görevlere kaynak atamazsanız, Project zamanlamayı hesaplarken görev sürelerini, görev bağımlılıklarını, sınırlamaları, proje ve görev takvimi bilgilerini kullanır. Kaynak ataması yaparsanız, görevler ayrıca kaynakların takvimlerine ve atama birimlerine göre zamanlanır.

Atama, belirli bir görevin, görevin tamamlanmasından sorumlu olan belirli bir kaynakla ilişkilendirilmesidir. Bir göreve birden fazla kaynak atanabilir. Görevlere hem çalışma kaynakları, hem de malzeme kaynakları atanabilir.

Çalışma kaynaklarının tersine, bir göreve malzeme kaynakları atanması görev zamanlamasını etkilemez.

ÖrneÄŸin, projenizde “Özellik GeliÅŸtirme” adlı bir göreviniz var. Ayrıca Kemal adlı bir mühendislik kaynağınız var. Kemal’i Özellik GeliÅŸtirme görevine atadığınızda, görev ile kaynağın bu kesiÅŸmesi atamadır. Bu görevin zamanlaması süre, bağımlılıklar, sınırlamalar ve takvimler gibi görev bilgilerinin yanı sıra Kemal’in kaynak takvimine ve atama birimi sayısına baÄŸlıdır.

Görev bilgilerine göre zamanlamaya ek olarak, projenizdeki görevlere kaynak atadıktan sonra, Project aşağıdakiler de dahil olmak üzere zamanlama bilgilerini hesaplamada kullanacağı kaynak ve atama bilgilerine sahip olur:

• Kaynağın yapmak üzere atandığı çalışma veya fazla mesai miktarı ve bu çalışmanın zaman içinde nasıl dağıtıldığı. Zaman içinde çalışma dağıtımı, çalışma dağılımlarından da etkilenebilir.
• Görev üzerindeki yarım gün, tam gün veya katları ÅŸeklindeki kaynak için atama birimlerinin sayısı.
• Görev türü, varolan atamayı düzenlediÄŸinizde, zamanlamanın nasıl deÄŸiÅŸeceÄŸini etkiler. Sabit birim, sabit süre ve sabit çalışma olmak üzere üç görev türü vardır.
• Görevin efor kullanımlı olup olmadığı. Görev efor kullanımlı ise, kaynaklar atamaya eklendiÄŸinde veya atamadan kaldırıldığında, çalışma görev için sabit kalır ve kaynaklar arasında yeniden dağıtılır. Sabit birimli görevler örneÄŸinde olduÄŸu gibi, göreve daha fazla kaynak atandığında, görevin tamamlanma süresinin kısalması elde edilen sonuçlardan biridir.
• Kullanılmakta olan kaynak takvimi. Project atanan kaynakları, kendi kaynak takvimlerinde belirtilen çalışma ve çalışma dışı zamanlara göre zamanlar.

Planlanan, zamanlanan ve gerçek tarihler arasında ne fark vardır?

Uygun olan tüm proje bilgilerini girdikten sonra, projeye başlamaya hazır olduğunuzda, bir temel plan ayarlayabilir ve görevler üzerinde fiili ilerleme durumunu izlemeye başlayabilirsiniz.

Görev için fiili başlangıç ve fiili bitiş tarihleri girdiğinizde, Project Başlangıç ve Bitiş alanlarında bu görevin zamanlanan tarihlerini güncelleştirir. Ancak, temel başlangıç ve bitiş tarihleri, fiili veya zamanlanan tarihlerde yaptığınız değişikliklerden etkilenmez.

Görevlerde ilerleme durumunu girdiğiniz veya güncelleştirdiğiniz zaman, Project bir görevin temel başlangıç tarihleri ile zamanlanan başlangıç tarihleri arasındaki farkı hesaplar ve bunu Başlangıç farkı alanında gösterir. Fark ayrıca temel bitiş tarihleri ile zamanlanan bitiş tarihleri arasında da hesaplanır ve Bitiş Farkı alanında gösterilir. Görevler tamamlandığında, temel başlangıç ve bitiş tarihleri ile fiili başlangıç ve bitiş tarihleri arasındaki fark hesaplanır.

Görevlerde yaptığınız değişiklikler, bu görevlerin başlangıç veya bitiş tarihlerini ya da ardıllarının başlangıç veya bitiş tarihlerini etkilerse, yeni tarihler zamanlanan başlangıç ve bitiş tarihleri olur. Zamanlanan başlangıç ve bitiş tarihleri, yaptığınız değişiklikler sonucunda projenin geçerli durumunu gösterir.

Projenizdeki artışlı ilerleme durumunu görmek istediğinizde temel, zamanlanan ve fiili tarihleri ayrıca bir geçici plan içindeki tarihlerle de karşılaştırabilirsiniz.

ekleyen Gökhan Çıngay