İlgili projeleri bir ana proje içinde birleştirerek, karmaşık projeleri veya birden çok ilgili projeyi daha verimli şekilde düzenleyebilir ve yönetebilirsiniz.

Not : Normalde ana projeler ve alt projeler oluşturduğunuzda, yalnızca alt projeler kurumsal sunucuya kaydedilir. Kuruluşunuzda ana projelerin sunucuya kaydedilebileceği belirtilmediği sürece ana projeler yalnızca yerel bilgisayarınıza kaydedilir. Ana projelerin Microsoft Office Project Server 2003 uygulamasına kaydedilmesi, raporlama verilerinin hatalı olmasına yol açabilir. Microsoft Office Project Professional 2003 ve Project Server 2003 uygulamalarında, ana projeler ve alt projeler oluşturma gereksinimi kaldıran yerleşik raporlama ve çözümleme özellikleri vardır.

Varolan bir projeyi ana proje ve alt projelere bölerken, aşağıdaki şekilde mantıksal gruplamalar oluşturarak projeyi yeniden düzenlemeyi düşünmelisiniz:

• Projenin ayrı aÅŸamalarındaki görevler : Çok büyük veya karmaşık projelerde her aÅŸama için ayrı alt projelerin kullanılması, projenizin ayrıntılarını görmenizi kolaylaÅŸtırabilir. Ayrı bir projede olması nedeniyle her aÅŸamanın kritik yolunu görüntüleyebilir, ana projede de her aÅŸama için birer tane olmak üzere birden çok kritik yol görüntüleyebilirsiniz. Tek bir projedeki görevler için olduÄŸu gibi, farklı alt projelerdeki görevleri de yine baÄŸlayabilirsiniz, ancak bu aÅŸamaları, diÄŸer aÅŸamalardaki görevlere en az sayıda bağımlılığı olan alt projeler halinde ayırmak daha kolay olabilir.
• Aynı zaman dilimlerindeki görevler : Devam eden bir projedeki büyük çalışma bölümleri arasında önemli açıklar olduÄŸunda, görevleri alt projelerde düzenlemek yararlı olabilir. Alt projeleri kullanarak, tamamlanmış çalışma dönemleriyle ilgili proje dosyalarını kapatabilirsiniz.
• Farklı proje yöneticilerinin sorumlulukları : Büyük bir projenin bölümleri üzerinde veya eÅŸzamanlı olarak yürütülen birden çok projeyi içeren bir programda çalışan birkaç proje yöneticisini yönetiyorsanız, her proje yöneticisine ayrı bir alt proje verin. Bu ÅŸekilde, programın genel ilerlemesini ve yöneticilerin projelerin veya görevlerinin programla ne kadar uyumlu olduÄŸunu ve bu arada, alt projeleri üzerinde ne kadar çalışma özgürlüğüne sahip olduklarını görebilirsiniz.
• Karşılıklı olarak bağımlı görev kümeleri : Ä°lgili görevleri ilgili olmayan görevlerden ayırın ve her kümeyi kendi alt projesi içinde gruplayın. Birbiriyle sıkı sıkıya ilgili aÅŸamaları aynı alt proje içinde tutun.
• Kilometre taşı zamanlama : Projelerinizi önemli kilometre taÅŸları girerek yönetmeyi tercih ediyorsanız, her biriyle ilgili olan görevler için bir alt proje oluÅŸturabilirsiniz. Alt projeler olarak, tek bir projede genelde yaptığınız gibi her kilometre taşı için bir özet görev oluÅŸturmak zorunda kalmadan bir üst düzeye toplanmaları kolaydır.
• Çalışma sahasına göre : Projenizdeki çalışma ayrı sahalarda yapılıyorsa, her sahanın görevlerini ayrı bir alt projede zamanlamayı uygun bulabilirsiniz. ÖrneÄŸin, bir ürün imal ediyorsanız, bazı bileÅŸenler üzerindeki çalışmalar farklı fabrikalarda yapılabilir. Her fabrikada tamamlanan görevler için bir alt proje oluÅŸturabilir ve bütün olarak ürün için bir ana proje oluÅŸturabilirsiniz. Bu yöntem, herhangi bir anda nerede çalışma yapıldığını tam olarak görmeyi kolaylaÅŸtırır ve bireysel yöneticilere, sahalarındaki çalışmayı izleme konusunda daha fazla denetim saÄŸlar.
• Ä°lgili kaynaklar : Kaynaklar kendi görevlerini yönetebilirken, proje düzeyinde durumlarını denetleyebilmeniz için görevleri, ilgili kaynaklardan oluÅŸan gruplara göre alt projelere ayırın. ÖrneÄŸin, büyük bir tasarım/yapım sözleÅŸmesinin her sayfasında mühendisin ve CAD operatörünün görevleri bir alt projede olabilirken, yapım yöneticisinin baÅŸka bir alt projesi olur. Proje yöneticisi, ana proje içinde alt projelerdeki tüm görevleri görebilir.
• Yinelenen görevlere atanmış kaynaklar : Projenin görev listesi, iç iÅŸlemin parçası olan yinelenen görevleri içeriyorsa, bu grupların kendi zamanlamalarını yapmalarına ve teslimlerden veya kilometre taÅŸlarından sorumlu olmalarına izin vermek daha yerinde olur. ÖrneÄŸin, faturalama döngülerinden ve yinelenen görevler olarak projeye girilen denetimlerden muhasebe bölümü sorumluysa, bu görevler bir alt proje olarak eklenebilir ve muhasebe bölümünün yöneticisi, görevleri projede çalışan çeÅŸitli muhasebecilere atayabilir.
• Projenin yalnızca bir aÅŸamasına atanan kaynaklar : Küçük kaynak grupları yalnızca projenin bir kısmına atanıyor veya projenin bir kısmı ile ilgileniyorsa, onları bir alt projeye yerleÅŸtirebilirsiniz. Katılımları boyunca yayılması nedeniyle, bu onlar açısından projenin uzunluÄŸunu daha doÄŸru olarak yansıtır. Bu teknik, ana projenin kaynak listesini, proje boyunca kullanılacak olan kaynaklarla da sınırlı tutar, bu da kaynak bilgilerinin raporlanması sırasında daha gerçekçi görülür.
• Farklı bütçeler : Fatura oluÅŸturduÄŸunuz farklı iç bütçeleriniz varsa, her bütçeyle ilgili görevler ayrı alt projelerde ise, bütçe toplamlarını görüntülemek daha kolay olabilir. Ana projede proje maliyet toplamlarını yine görüntüleyebilirsiniz, ancak alt proje bütçe toplamlarını görüntüleme ve raporlamada daha fazla esnekliÄŸe sahip olursunuz.

ekleyen Gökhan Çıngay