1. Ana proje olmasını istediğiniz projeyi açın.
2. Görünüm menüsünde Gantt Grafiği’ni tıklatın.
3. Görev Adı alanında, projeyi eklemek istediğiniz yerin altındaki satırı tıklatın.
   Not:  Ana projenin anahattının  herhangi bir düzeyinde proje ekleyebilirsiniz.
4. Ekle menüsünde Proje’yi tıklatın.
5. Aranacak olan kutusunda projeyi içeren sürücü veya klasörü tıklatın. Projeyi klasör listesinde bulamazsanız, proje araması yapabilirsiniz.
6. Klasör listesinde istediğiniz projeyi içeren klasörü veya alt klasörü açın.
7. Eklemek istediğiniz projeyi, sonra da Ekle‘yi tıklatın.
   • Birden çok proje eklemek için CTRL tuşunu basılı tutarak, projeleri eklemek istediğiniz sırayla tıklatın.
   • Veritabanına kaydedilen Microsoft Office Project 2003 dosyalarını görmek için, Dosya türü kutusunda Proje Veritabanları’nı tıklatın.
   • Salt okunur biçimde bir proje eklemek için Ekle düğmesindeki oku tıklatın, sonra da Salt Okunur Ekle’yi tıklatın.

 İpuçları

8. Alt projenin özgün projedeki değişikliklerle güncelleştirilmesini veya alt projedeki değişikliklerin özgün projede gösterilmesini istemiyorsanız Projeye bağla onay kutusunu temizleyin.

İpucu

Aynı adlı kaynakları içeren projeleri birleştiriyor ve yinelenen kaynak adlarını engellemek istiyorsanız, Projeye bağla onay kutusunu temizleyin. Kaynak adının ilk örneği ve onun ödeme fiyatları ve kaynak takvimleri gibi kaynak bilgileri, ikinci ve daha sonraki onay kutusunun üzerine yazar. Ayrıca, alt projeler kaynak dosyalarına bağlı olmadıkları için özgün projeyi, ana projedeki alt projede yapılan değişikliklerle güncelleştiremezsiniz.

9. Ekle seçeneğini tıklatın.

Devamı için tıklayınız »

ekleyen Gökhan Çıngay

İstanbul Proje Yönetim Derneği (İPYD) “Dinamikler Kongresi”nin dokuzuncusunu, 4-5 Nisan 2008 tarihlerinde, İstanbul Taksim The Marmara Oteli’nde düzenliyor.

 “Proje Yönetimi”nin bir meslek olarak görülmesi ve akademik olarak incelenmesini sağlamak hedefiyle çalışmalarını sürdüren İPYD, ulusal seviyede düzenlediği “Dinamikler Kongresi”ni 2008 yılına özel olarak  ilk kez uluslararası düzeyde organize ediyor. “Proje Performans Yönetimi” ana başlığında, konularında üst düzey konuşmacıların yer alacağı kongrede farklı sektörlerden değerli misafir ve katılımcılar, Nisan 2008’de iki günlük “Dinamikler Kongresi”nde  The Marmara Oteli’nde bir araya gelecek. Dinamikler Kongresi hakkında gelişmeleri İPYD yöneticileri tarafından sürekli güncellenen www.dinamikler.org adresinden takip edebilirsiniz.

“Proje Performans Yönetimi” başlığında bu yıl dokuzuncusu düzenlenecek “Dinamikler Kongresi”nin konuşmacıları da belirleniyor. Kurulduğu 1997 senesinden bugüne “Çağdaş Proje Yönetimi” ilke, yöntem ve araçlarının tüm projelerde etkin kullanılmasını sağlamayı amaçlayan İPYD, bu yıl uluslararası konukları da ağırlayacak. Dinamikler Kongresi’nde ana konuşmacı “College of Performance Management”ın kurucusu, Abba Consulting’den Wayne ABBA olacak.

Devamı için tıklayınız »

ekleyen Gökhan Çıngay

İlgili projeleri bir ana proje içinde birleştirerek, karmaşık projeleri veya birden çok ilgili projeyi daha verimli şekilde düzenleyebilir ve yönetebilirsiniz.

Not : Normalde ana projeler ve alt projeler oluşturduğunuzda, yalnızca alt projeler kurumsal sunucuya kaydedilir. Kuruluşunuzda ana projelerin sunucuya kaydedilebileceği belirtilmediği sürece ana projeler yalnızca yerel bilgisayarınıza kaydedilir. Ana projelerin Microsoft Office Project Server 2003 uygulamasına kaydedilmesi, raporlama verilerinin hatalı olmasına yol açabilir. Microsoft Office Project Professional 2003 ve Project Server 2003 uygulamalarında, ana projeler ve alt projeler oluşturma gereksinimi kaldıran yerleşik raporlama ve çözümleme özellikleri vardır.

Varolan bir projeyi ana proje ve alt projelere bölerken, aşağıdaki şekilde mantıksal gruplamalar oluşturarak projeyi yeniden düzenlemeyi düşünmelisiniz:

• Projenin ayrı aşamalarındaki görevler : Çok büyük veya karmaşık projelerde her aşama için ayrı alt projelerin kullanılması, projenizin ayrıntılarını görmenizi kolaylaştırabilir. Ayrı bir projede olması nedeniyle her aşamanın kritik yolunu görüntüleyebilir, ana projede de her aşama için birer tane olmak üzere birden çok kritik yol görüntüleyebilirsiniz. Tek bir projedeki görevler için olduğu gibi, farklı alt projelerdeki görevleri de yine bağlayabilirsiniz, ancak bu aşamaları, diğer aşamalardaki görevlere en az sayıda bağımlılığı olan alt projeler halinde ayırmak daha kolay olabilir.
• Aynı zaman dilimlerindeki görevler : Devam eden bir projedeki büyük çalışma bölümleri arasında önemli açıklar olduğunda, görevleri alt projelerde düzenlemek yararlı olabilir. Alt projeleri kullanarak, tamamlanmış çalışma dönemleriyle ilgili proje dosyalarını kapatabilirsiniz.
• Farklı proje yöneticilerinin sorumlulukları : Büyük bir projenin bölümleri üzerinde veya eşzamanlı olarak yürütülen birden çok projeyi içeren bir programda çalışan birkaç proje yöneticisini yönetiyorsanız, her proje yöneticisine ayrı bir alt proje verin. Bu şekilde, programın genel ilerlemesini ve yöneticilerin projelerin veya görevlerinin programla ne kadar uyumlu olduğunu ve bu arada, alt projeleri üzerinde ne kadar çalışma özgürlüğüne sahip olduklarını görebilirsiniz.
• Karşılıklı olarak bağımlı görev kümeleri : İlgili görevleri ilgili olmayan görevlerden ayırın ve her kümeyi kendi alt projesi içinde gruplayın. Birbiriyle sıkı sıkıya ilgili aşamaları aynı alt proje içinde tutun.
• Kilometre taşı zamanlama : Projelerinizi önemli kilometre taşları girerek yönetmeyi tercih ediyorsanız, her biriyle ilgili olan görevler için bir alt proje oluşturabilirsiniz. Alt projeler olarak, tek bir projede genelde yaptığınız gibi her kilometre taşı için bir özet görev oluşturmak zorunda kalmadan bir üst düzeye toplanmaları kolaydır.
• Çalışma sahasına göre : Projenizdeki çalışma ayrı sahalarda yapılıyorsa, her sahanın görevlerini ayrı bir alt projede zamanlamayı uygun bulabilirsiniz. Örneğin, bir ürün imal ediyorsanız, bazı bileşenler üzerindeki çalışmalar farklı fabrikalarda yapılabilir. Her fabrikada tamamlanan görevler için bir alt proje oluşturabilir ve bütün olarak ürün için bir ana proje oluşturabilirsiniz. Bu yöntem, herhangi bir anda nerede çalışma yapıldığını tam olarak görmeyi kolaylaştırır ve bireysel yöneticilere, sahalarındaki çalışmayı izleme konusunda daha fazla denetim sağlar.
• İlgili kaynaklar : Kaynaklar kendi görevlerini yönetebilirken, proje düzeyinde durumlarını denetleyebilmeniz için görevleri, ilgili kaynaklardan oluşan gruplara göre alt projelere ayırın. Örneğin, büyük bir tasarım/yapım sözleşmesinin her sayfasında mühendisin ve CAD operatörünün görevleri bir alt projede olabilirken, yapım yöneticisinin başka bir alt projesi olur. Proje yöneticisi, ana proje içinde alt projelerdeki tüm görevleri görebilir.
• Yinelenen görevlere atanmış kaynaklar : Projenin görev listesi, iç işlemin parçası olan yinelenen görevleri içeriyorsa, bu grupların kendi zamanlamalarını yapmalarına ve teslimlerden veya kilometre taşlarından sorumlu olmalarına izin vermek daha yerinde olur. Örneğin, faturalama döngülerinden ve yinelenen görevler olarak projeye girilen denetimlerden muhasebe bölümü sorumluysa, bu görevler bir alt proje olarak eklenebilir ve muhasebe bölümünün yöneticisi, görevleri projede çalışan çeşitli muhasebecilere atayabilir.
• Projenin yalnızca bir aşamasına atanan kaynaklar : Küçük kaynak grupları yalnızca projenin bir kısmına atanıyor veya projenin bir kısmı ile ilgileniyorsa, onları bir alt projeye yerleştirebilirsiniz. Katılımları boyunca yayılması nedeniyle, bu onlar açısından projenin uzunluğunu daha doğru olarak yansıtır. Bu teknik, ana projenin kaynak listesini, proje boyunca kullanılacak olan kaynaklarla da sınırlı tutar, bu da kaynak bilgilerinin raporlanması sırasında daha gerçekçi görülür.
• Farklı bütçeler : Fatura oluşturduğunuz farklı iç bütçeleriniz varsa, her bütçeyle ilgili görevler ayrı alt projelerde ise, bütçe toplamlarını görüntülemek daha kolay olabilir. Ana projede proje maliyet toplamlarını yine görüntüleyebilirsiniz, ancak alt proje bütçe toplamlarını görüntüleme ve raporlamada daha fazla esnekliğe sahip olursunuz.

ekleyen Gökhan Çıngay

Yazar : Savaş Şakar 

İlk iş hayatıma başladığımda proje yönetiminden haberim bile yoktu. Zaman içerisinde daha sonra sistemli bir metodoloji halinde öğrendiğim Proje Yönetiminin adımlarını tek tek tecrübe ederek, yaşayarak öğrendim. Dosyalamayı, resmi yazı yazmayı, toplantı organize etmeyi, muhasebeyi, adam yönetmeyi ve daha sayamayacağım irili ufaklı yüzlerce konuyu yaşayarak öğrendim. Maaşlı çalıştığım kadar kendi işimide yaptım, gündüz olduğu kadar gecede çalıştım. Yaklaşık 20 yıllık iş hayatımda irili ufaklı onlarca ulusal ve uluslararası projede yer aldım.

Bu tecrübe bazı konularda iddialı konuşmama, yazmama vesile oluyor tabiki. Mesela, bir çok firma bir projeye ilk başlarken ne tam ihtiyacını tanımlayabilir nede kime hangi görevi vereceğini. Üstelik bir çok projenin başarısız olmasının sebebi ekip üyelerinin rollerini yeterince anlayamamış olmalarındandır. Projelerde yapılacak işler ilgili kişiye o işle ilgili yetkiyle beraber aktarılırlar yada yetkiyle beraber aktarılmalıdırlar. Burada yetkinin altını özellikle çiziyorum çünkü özellikle büyük şirketlerde yada karmaşık projelerde ekipolerinde byük olması kimin ne iş yaptığı konusunda belirsizliklere yol açabilir. Aslında her ekip üyesine yeki ilebirlikte sorumluluğunu verdiğinizde onu kendisinin proje yöneticisi yapmış olursunuz. Projelerin başarısı ekip üyelerinin kendilerine verilen işleri sahiplenme ve sorumluluğunu alma konusunda gayretleri ile birebir orantılıdır.

Devamı için tıklayınız »

ekleyen Gökhan Çıngay

ProjeYoneticisi.com üyelerine yazarımız saygıdeğer Abdullah Bozgeyik “Krizlerden Yükselerek Çıkın” isimli kitabından 2 adetini hediye edecektir.

Bildiğiniz üzere “Krizlerden Yükselerek Çıkın” isimli kitabım Ocak ayında piyasaya çıktı. Genel bilgi aşağıda. Kriz yönetimi konusunda 1998 yılından beri çalışmaktayım. Üniversitelerin MBA programlarında ise 2001 yılından beri bu konuda ders veriyorum.

Devamı için tıklayınız »

ekleyen Gökhan Çıngay